Projektuj swoje projekty

Aplikacji do zarządzania projektami na rynku jest sporo, droższe, tańsze, Open Source. Niektóre bardziej, niektóre mniej pasujące do specyfiki firmy. Zakres funkcjonalny jest bardzo różny, od mocno skomplikowanych do zupełnie prostych. Jak wybrać właściwe narzędzie, aby dobrze przenieść swoje projekty do systemu?

Jest wiele systemów, jednak w podczas badania rynku często okazuje się, że cześć systemów jest zbyt droga i/lub zbyt skomplikowana. Tańsze i prostsze w obsłudze z kolei nie spełniają oczekiwań, są za mało funkcjonalne lub mają brzydki interfejs. Custom software to z kolei ryzyko różnic w rozumieniu procesów z deweloperem, a co za tym idzie niedopasowania rozwiązania. Poza tym zlecenie utworzenia aplikacji od zera wiąże się z dużym zaangażowaniem pracowników w konsultacje i długotrwałe testy, kosztem ich codziennych obowiązków. Na niekorzyść przemawia również długi czas oczekiwania na realizację projektu. Co w takim razie można zrobić?

Efektywne zarządzanie ryzykiem

Ryzyko wprowadzania zmian niezależnie od tego czy są to projekty inwestycyjne związane z rozbudową infrastruktury przedsiębiorstwa (np. hala produkcyjna), projekty zmian w działaniu firmy, wdrożenia nowego oprogramowania, czy projekty (zlecenia) realizowane dla klienta, ryzyko występuje podwójne. W jednym aspekcie będą to elementy, których nie uda się zakończyć z powodzeniem. Mogą one spowodować straty, wygenerować dodatkowe koszty, opóźnić kolejne etapy.

W drugim przypadku są to operacje o nieznanym wyniku, często niemożliwe do wyeliminowania. Odpowiednie zaprojektowanie systemu do obsługi projektów, pozwoli zminimalizować to ryzyko. Dodatkowo ustawi alerty, które będą informować o wielu zagrożeniach z dużym wyprzedzeniem. Odpowiednie algorytmy, potrzebne w obsłudze projektów w konkretnej firmie i w konkretnych przypadkach, mogą albo w ogóle nie istnieć, albo być możliwe do zaimplementowania jedynie w dużych, skomplikowanych i drogich systemach IT. Jeżeli algorytmy miałyby bardzo dokładnie odzwierciedlić specyfikę działania przedsiębiorstwa, przewidzieć wszystkie sytuacje, informować o wszystkich niepokojących zdarzeniach, to jedyną opcją jest stworzenie aplikacji custom software, co wiąże się z wymienionymi wcześniej problemami. Jest rozwiązanie, które umożliwia implementacje dowolnych algorytmów bez konieczności pisania kodu oprogramowania od zera. Mało tego, wiele z nich może zaimplementować sam użytkownik i to niekoniecznie znający języki programowania.

Projekty — wizualizacja danych

Karta projektu powinna zawierać wszystkie niezbędne informacje. Mogą to być Zadania pogrupowane w etapy i przydzielone do odpowiednich osób. Kontrolowanie terminowości wykonywania Zadań i ewentualnych problemów z ich realizacją jest bardzo istotne, a często problematyczne przy większej ilości projektów. Istotnym elementem jest też budżet. Chodzi tutaj zarówno o budżet całego projektu wraz z informacją o procencie jego realizacji, jak i o jego składowe, czyli koszty poszczególnych Zadań, materiałów etc. Odpowiednio stworzony raport pozwoli wychwycić wszelkie nieprawidłowości, zarówno te dotyczące pojedynczego projektu, jak i powtarzające się w kolejnych. Mogą one być związane z nieoczekiwanym przekraczaniem zamierzonych kosztów, czasów realizacji i inne. Na temat wielu z nich warto mieć informację jak najwcześniej, aby móc podjąć właściwe kroki z wystarczającym wyprzedzeniem. Warto sprawdzić możliwości oprogramowania do zarządzania projektami, pod kątem wczesnego ostrzegania (alertów).

Zarówno raporty jak i ostrzeżenia, do prawidłowego działania wymagają odpowiedniej ilości danych we właściwy sposób ustrukturyzowanych. Czasami wymagane są informacje z różnych źródeł. Karta projektu będzie się bardzo różnić w zależności od tego, z jakiego typu projektem mamy do czynienia. Podobnie potrzebne wykresy, zestawienia czy powiadomienia. Mało tego, potrzeby firmy będą ewoluować wraz z jej rozwojem. Trudno jest dopasować uniwersalne rozwiązanie tak, aby spełniało wszystkie oczekiwania. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest system z możliwością łatwego wdrażania zmian. W aplikacji Ingenes możesz wprowadzać je samodzielnie.