Time Tracking sposobem na rejestrację czasu pracy zdalnej i stacjonarnej

Time Tracking w dowolnym tłumaczeniu oznacza śledzenie czasu, którym to pojęciem aktualnie bardzo często określamy sposób na szczegółową rejestrację czasu pracy zdalnej lub stacjonarnej, włącznie z informacjami o czasie realizacji poszczególnych zadań. Jest to proste rozwiązanie na bazie stopera, które daje więcej korzyści, niż można się spodziewać. 

Należy zaznaczyć, iż kwestią pracy zdalnej zajął się już rząd, który aktualnie pracuje nad stałymi regulacjami zasad pracy z domu. Jak podaje prasa Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej szykuje nowelizację kodeksu pracy. Ma ona zostać przedstawiona prawdopodobnie po wakacjach. 

Natomiast eksperci nie mają jednak wątpliwości, że należy w nim doprecyzować zasady odpowiedzialności pracodawcy za bezpieczeństwo i higienę takiej pracy. Dotyczy to również sprawy wypadków w domu, a także możliwości kontrolowania zatrudnionych. Tym bardziej przydatny będzie Time Tracking (rejestrator czasu pracy) do pracy zdalnej, ale także stacjonarnej.

Time Tracking sposobem na rejestrację czasu pracy zdalnej i stacjonarnej

Ewidencja czasu pracy, dedykowany system workflow i inne systemy informatyczne na rynku

W obecnych czasach  istnieje wiele firm, które oferują systemy ERP (z ang. Enterprise Resource Planning — oprogramowaniem do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem), jednak tylko niektóre proponują aplikacje i oprogramowanie z zastosowaniem systemu operacyjnego Android jako wsparcie stacjonarnego systemu ERP. Spośród ofert bardzo interesujące rozwiązania informatyczne dla firm ma INGENES. Jednym z elementów jest moduł do rejestracji czasu pracy z funkcją Time Tracking. Aplikacja może działać również jako samodzielne rozwiązanie, oraz w integracji z modułem do Zarządzania Projektami lub modułem CRM systemu INGENES Studio.

Time Tracking sposobem na rejestrację czasu pracy zdalnej i stacjonarnej — jak to działa?

Pracownik instaluje na swoim telefonie z Androidem aplikację Ingenes i loguje się do systemu swojej firmy. Z listy zadań, do których jest przyporządkowany, wybiera to, nad którym będzie w najbliższym czasie pracował. Po uruchomieniu stopera zaczyna zapisywać się czas wykonywania danego zagadnienia. 

Zatrudniony wstrzymuje rejestrator czasu pracy, gdy udaje się na przerwę lub wyłącza go po zakończeniu zadania. Poświęcony czas notuje się automatycznie w Dzienniku Pracy oraz w systemie workflow przy zadaniu. 

Korzyści z wdrożenia Time Tracking w pracy zdalnej

Niektórzy pracownicy nie lubią Time Trackerów, narzekając na zbyt dużą kontrolę i dodatkowy stres. Jednak są to zwykle osoby, które boją się, że kierownictwo dostrzeże, że nie pracują efektywnie i rozważy sensowność ich zatrudniania. Tymczasem Time Tracking daje szereg korzyści także pracownikom. 

Lepsza organizacja pracy, oddzielenie życia prywatnego od zawodowego

Wiele osób, które dopiero po raz pierwszy zderzają się z pracą zdalną, ma problem ze zorganizowaniem sobie stanowiska, narzuceniem tempa i czasu pracy. Bardzo często obowiązki zawodowe wykonują od rana do późnego wieczoru, w przerwach zajmując się zajęciami domowymi. W rezultacie kończą dzień z poczuciem, że pracowały od 6 rano do północy, a nic nie zrobiły konkretnego. Zadania firmowe nie posunęły się w realizacji do przodu, dodatkowo słabną więzi rodzinne. 

Time Tracking ułatwia zorganizowanie się i skupienie na konkretnej czynności. System pozwala jasno określić częstotliwość i długość przerw, które nie rozwlekają się z kilku minut na kilka godzin. Rejestracja czasu pracy i tykający stoper motywuje do wysokiej efektywności, a czasem nawet poprawia asertywność w stosunku do innych członków rodziny. W rezultacie, po przepracowaniu przykładowych 8 godzin, pracownik może z czystym sumieniem wyłączyć komputer i poświęcić popołudnie rodzinie. A dobry work-life balance jest z kolei istotny dla jego motywacji, efektywności, zdrowia oraz braku wypalenia zawodowego. 

Kontrola pracowników i ewidencja czasu pracy

Przy pracy stacjonarnej, kierownik działu dość szybko może zauważyć osoby pracujące nieefektywnie w czasie dnia i odpowiednio zareagować. Przy pracy zdalnej nie ma takiej możliwości, a opóźnienia w realizacji zadań są zauważalne dopiero po dłuższym okresie. Time Tracking i ewidencja czasu pracy są na to remedium. 

Na podstawie raportu z systemu Ingenes, kierownik łatwo wyłuska potrzebne informacje:

  • czy zatrudniony pracował 8 godzin?
  • ile czasu poświęcił na przerwy i czy ich łączny czas jest akceptowalny?
  • jak dużo zadań wykonał danego dnia?
  • nad którymi zadaniami pracował, czy dobrze wybrał te priorytetowe?
  • które zdania przekroczyły estymowany czas wykonania?
  • czy są opóźnienia lub zatory w zadaniach?

Czytaj także: Czy praca zdalna może być efektywna?

Time Tracking sposobem na rejestrację czasu pracy zdalnej i stacjonarnej

Elektroniczne zarządzanie projektami i elektroniczny obieg dokumentów

Ostatnie pytania odnoszą się również do zarządzania projektami i zadaniami. Dedykowany system workflow zdefiniuje estymowany czas realizacji każdego z nich. Dzięki temu nie tylko łatwiej je przydzielać poszczególnym osobom, ale też wyceniać budżet całych projektów, czy kontrolować terminowość realizacji poszczególnych etapów.

Przy użyciu Time Tracking można zaobserwować trzy sytuacje: czas estymowany jest zgodny z rzeczywistym; jest znacząco dłuższy lub znacząco krótszy. W pierwszym przypadku wszystko jest w porządku, ponieważ zadanie zostało dobrze wycenione. Ostrzegawcze flagi pojawiają się w dwóch pozostałych przypadkach. 

Jeśli pracownik oznaczył zagadnienie jako wykonane w rekordowo krótkim czasie, to albo było ono od początku źle wyestymowane, albo zrobił je niedokładnie. Trzeba zweryfikować jego jakość i zareagować — odesłać do poprawy lub przedefiniować czas podobnych zadań. Elektroniczne zarządzanie projektami znacząco ułatwia takie zmiany.

W przypadku, gdy czas wykonania jest znacząco dłuższy mamy aż trzy prawdopodobne przyczyny. Złą estymatę czasową skorygujemy podobnie jak przy zbyt szybko zrobionym zadaniu. Druga przyczyna to problem, do którego pracownik wstydził się przyznać, ale “utknął” i poświęcił więcej czasu niż oczekiwano. Warto w takiej sytuacji zbadać powstałą trudność, być może inne osoby także mają z nią kłopoty. 

Trzecia przyczyna zbyt długiego czasu wykonywania zadania przenosi nas z powrotem do zagadnienia kontroli pracowników. Na pewno znajdą się tacy, którzy będą próbowali nadmierną ilość przerw zamaskować, nie wyłączając stopera. Wtedy rejestracja czasu pracy jest zaburzona. Nagminnie powtarzająca się sytuacja powinna być ostrzeżeniem dla przełożonego. 

Rozwiązania informatyczne dla firm oferowane przez INGENES — ewidencja czasu pracy, elektroniczny obieg dokumentów i nie tylko

Należy podkreślić, że od wielu lat przygotowujemy optymalne rozwiązania informatyczne dla firm, zarówno małych i średnich, jak i dużych. Uwzględniamy ich potrzeby i specyfikę branży. W związku z tym specjalizujemy się we wdrażaniu systemów ERP, CRM, BI, oraz digitalizacji własnych pomysłów. Ściśle współpracujemy z renomowanymi dostawcami technologii informatycznych IT. A ponadto dysponujemy wykwalifikowaną kadrą oraz stosownymi narzędziami pracy, zapewniając kompleksową realizację procesów rozwoju informatyzacji w przedsiębiorstwach klientów.

W opracowaniu sposobu ewidencji czasu pracy pomaga nam platforma INGENES Studio. Na niej można zbudować szybko i sprawnie dowolny moduł o potrzebnej w danej firmie funkcjonalności. Przykładami aplikacji są m.in.  Rejestracja Czasu Pracy z systemem premiowania, Elektroniczny Obieg Dokumentów, Kontrola Jakości ISO, CRM.  Natomiast jeżeli potrzebujemy aplikacji, która ma zawierać funkcjonalności nie standardowe, to INGENES oferuje także moduły dedykowane — tworzone na życzenie.

Time Tracking sposobem na rejestrację czasu pracy zdalnej i stacjonarnej

Time Tracking sposobem na rejestrację czasu pracy zdalnej i stacjonarnej

Dzięki takiej ewidencji czasu pracy, czy to zdalnej, czy stacjonarnej, a w zasadzie całych procedur RCP i HR pracujących w systemie ERP wprowadzonym w danym przedsiębiorstwie mamy prawie idealną kontrolę pracy pracowników, sprawnego obiegu dokumentów i wykonywania poszczególnych zadań.

Jesteś zainteresowany oprogramowaniem dla firm? Skontaktuj się z nami.

Kontakt
Call Now Button