Efektywne zarządzanie czasem

Efekt synergii jest głównym powodem tworzenia zespołów. Pozwala uzyskać grupie wyższe wyniki. Występuje w sytuacji, gdy umiejętności, wiedza, doświadczenie i starania poszczególnych pracowników wzajemnie się potęgują. Wtedy efekt generowany przez zespół jest większy niż suma efektów wygenerowanych przez jednostki (2+2=5). Jest to tożsame z wynikami sprzedażowymi czy finansowymi całego przedsiębiorstwa. Wartość dodana występuje tylko w przypadku umiejętnego zarządzanie zespołami. Należy wziąć tutaj pod uwagę aspekt techniczny, psychologiczny i efektywne zarządzanie czasem.

Efektywne zarządzanie czasem

Pracownik, jeśli dostaje polecenia wykonania Zadań z kilku źródeł, lub Zadań jest dużo, po pewnym czasie traci orientacje, które Zadania otrzymał wcześniej, które mają krótszy termin wykonania lub wyższy priorytet. Stara się ukończyć kilka Zadań naraz, spieszy i się stresuje lub zupełnie nie wie, czym w danej chwili powinien się zająć. Jak temu przeciwdziałać? Z pomocą przychodzą metody socjologiczne oraz elektroniczne systemy pozwalające na delegowanie pojedynczych Zadań jak i zarządzanie całymi Projektami.

Pozapłacowe metody motywowania

Są szczególnie istotne w przypadku małych i średnich firm i często o wiele skuteczniejsze niż niewielkie podwyżki pensji lub premie. Zwiększają poczucie odpowiedzialności i zaangażowanie, a tym samym mają wpływ na wydajność  i efekty końcowe. Przykładowe metody motywowania:

  • Zmiana obowiązków — zmniejszenie monotonii podnosi efektywność i sprzyja rozwojowi pracownika.
  • Dodatkowe korzyści np. nienormowany czas pracy, większy zakres swobody
  • Włączenie pracowników w podejmowanie decyzji ważnych dla całego zespołu — wpływa na identyfikowanie się z firmą 
  • Docenianie — efekt jest najlepszy gdy pochwała następuje tuż po prawidłowym wykonaniu zadania, jest szczera i podparta argumentami
  • Odpowiednia forma krytyki — wskazywanie błędów nie powinno odbywać się przy świadkach, a tym bardziej towarzyszyć negatywnym emocjom. Warto upewnić się, że uwagi zostały przekazane w sposób zrozumiały (!), tak aby pracownik otrzymał szczegółowe informacje, co robi dobrze, a w których kwestiach popełnia błędy. Ważne jest, aby zasugerować, że pracownik ma możliwość poprawy. Tylko konstruktywna krytyka dobrze wpływa na rezultaty pracy.
  • Partnerskie relacje z szefem — sprzyjają kreatywności, zwiększają lojalność i zaangażowanie, mają pozytywny wpływ na komunikację w zespole. Istotne w relacjach jest nie tyle mówienie po imieniu (co również wpływa pozytywnie) co zrozumienie, zaufanie, docenianie i nielekceważenie prośby o pomoc.
  • Właściwe rozdzielanie Zadań. Kierownik zespołu deleguje zadania. Jeżeli robi to w formie ustnej, bardzo często to, w jaki sposób wydaje on polecenia, ma bardzo duży wpływ na nastawienie pracowników. Nastawienie, chęć do wykonania, zaangażowanie na pewno będzie zdecydowanie mniejsze jeśli polecenia są wydawane w sposób niemiły i oschły. Pracownik może czuć się atakowany i przymuszany, morale i lojalność zespołu spada. Brak takich słów jak “proszę” i “dziękuje” w dłuższej perspektywie może pozbawić szacunku do pracy podwładnego i doprowadzić do jego odejścia z firmy. Podobny skutek może mieć wydawanie poleceń niezrozumiałych, mało precyzyjnych. Gdy pracownikowi zadania zlecają dwie osoby, ich polecenia mogą być nawet sprzeczne. Istotne jest również wysłuchanie opinii i ewentualne wprowadzenie zmian do działań według sugestii pracownika.
  • Organizacja pracy — jeżeli pracownik potrafi sam zorganizować sobie pracę, warto, żeby robił to samodzielnie. Pracuje wtedy efektywniej i czuje się bardziej odpowiedzialny za swoje zadania. Efektywne zarządzanie czasem przekłada się na lepsze wyniki.
    Poradnik Przedsiebiorcy.pl
    Zdecydowanie większą wartość stanowi pracownik, który sam decyduje o tym, co powinien zrobić, niż pracownik, który tylko czeka na instrukcje. Ten pierwszy oczywiście sto razy się przy tym pomyli. Mimo to efekty jego pracy mają szansę wnieść do firmy nowe pomysły – w przeciwieństwie do pracownika czekającego.
    manager.money.pl

Optymalizacja pracy i efektywne zarządzanie czasem

REFA (Komisji Badań nad Pracą) stworzyła krzywą wydajności pracy. U większości ludzi szczyt wydajności przypada na przedpołudnie, później dość mocno spada, aby podnieść się (ale już nie do poziomu z przedpołudnia) w godzinach popołudniowych i z powrotem opaść późno wieczorem. Wydajność spada w przypadku złego rozkładu dnia lub występowania zakłóceń takich jak niespodziewane spotkania i narady, dodatkowe rozmowy telefoniczne, telefony do kolegów obok, pilne maile. Człowiek oderwany od wykonywanego Zadania, potrzebuje dodatkowego czasu na powrót do pozostawionej pracy. Według specjalistów takie zaburzenia powodują wydłużenie czasu potrzebnego do wykonywania Zadania o 25%, a nawet więcej. Warto więc zatem, aby pracownik sam określał co kiedy robi. Tymczasem spotkania z menadżerem i współpracownikami powinny być ustalone z odpowiednim wyprzedzeniem. Konieczność przeplanowywania pracy z powodu narzucanych odgórnie spotkań zespołu, nie wpływa na komfort psychiczny pracownika.

W jaki sposób w optymalizacji pracy może pomóc oprogramowanie? Pierwszym krokiem jest stworzenie listy Zadań z terminami ostatecznymi i pozostawienie pracownikowi wolnej ręki jak chodzi o konkretny termin realizacji. W przypadku trybu Home Office przydatne mogą się okazać wirtualne Dzienniki Pracy. Uwspólnianie kalendarzy będzie przydatne przy ustalaniu terminu spotkania (lub video-konferencji). Kalendarz z uwzględniający zasoby pozwoli na rezerwowanie sal konferencyjnych.

Pokonać opór przed zmianami

Procedury pomagają uporządkować chaos w firmie. Mogą dotyczyć praktycznie każdego obszaru działalności przedsiębiorstwa. Pomagają mądrzej zorganizować prace. Usystematyzowanie działań, umożliwia w dalszych etapach ich analizę i optymalizację procesów. Odgórne wytyczne ograniczają ilość błędów w działaniach. Baza procedur pozwala na mniejsze angażowanie przełożonych oraz przyspieszenia realizacji zadań.

Coraz więcej firm wprowadza coraz to nowsze procedury. Dotyczy to zarówno obszaru produkcyjnego (zapewnienie jakości) jak i innych np. obsługi klienta. Dążymy do procedur, nowych procedur, optymalizacji procedur, nowych metod optymalizacji procedur. Ludzie czują jednak wewnętrzny opór przed narzucaniem im czegokolwiek i bojkotują całe przedsięwzięcie. Jak sobie z tym poradzić?

Emocje czy rozum? Efektywne zarządzanie czasem

Zdaniem psychologów człowiek posiada dwa stany działania — emocjonalny i racjonalny. W przypadku próby wprowadzenia zmian człowiek wpada w jeden z nich. Często ten pierwszy. Wiele osób nie chce zmian. Nie przemawiają do nich możliwe do osiągnięcia korzyści (np. szybszy dostęp do informacji, usprawnienie pracy). Czasem blokują cały innowacyjny projekt. Wprowadzanie zmian wiąże się ograniczeniem czasu przeznaczanego na normalne obowiązki, wymaga dyscypliny i kontroli, modyfikacja zachowań męczy. Bardzo istotna jest tutaj rola menadżera oraz jego umiejętności motywowania i zarządzania zespołem. W każdym zespole znajdzie się kilka osób zaangażowanych i wykazujących twórczy zapał. Menadżer powinien rozpoznać takie osoby i w pierwszej kolejności dojść z nimi do porozumienia.
 
W kolejnym etapie, poprzez odpowiednią komunikację i wsparcie orędowników, uda mu się przekonać pozostałe osoby. Istotne jest tutaj to, aby wysłuchać całego zespołu, wszystkich problemów i uwag. Następnie trzeba wspólnie znaleźć optymalne rozwiązanie celem sprawnego wprowadzenia zmian.
 

Efektywne zarządzanie czasem — grunt to właściwy człowiek

Bardzo ważne jest, aby przy próbie wprowadzania jakichkolwiek zmian wyznaczyć jedną i właściwą osobę odpowiedzialną za wdrożenie zmian, która konsekwentnie poprowadzi projekt. Będzie się ona musiała zmierzyć z przekonaniem na temat braku zasadności wprowadzenia zmian i jednocześnie nie stracić zapału. Przy braku odpowiedniego lidera nowe procedury będą wprowadzane długo. Mogą też nie zostać wdrożone do końca, przez co cały projekt się rozmyje i nie spełni pokładanych w nim oczekiwań. Osoba ta, będzie odpowiedzialna również za weryfikacje poprawności procesu, a więc m.in. to czy pracownicy zostali odpowiednio przeszkoleni i czy działają według nowych zasad. Tendencja do działania według przyzwyczajeń i robienia “po swojemu” jest bardzo silna.
 
Najlepiej, aby była to osoba, która ma wpływ na wszystkie osoby zaangażowane w zmiany. Twój lider jest w pełni przekonany o słuszności wprowadzania zmian, ma dobre relacje z podwładnymi i jest w stanie wyegzekwować odpowiednie działania? Z dużym prawdopodobieństwem cały proces zakończy się sukcesem i firma będzie mogła szybko czerpać zyski, czy to z ulepszenia procesów obsługi klienta, przyspieszenia obiegu informacji, uporządkowania danych historycznych, czy to z udrożnienia ścieżek obiegu dokumentów.
 
Aplikacja Ingenes może pomóc zarówno w zarządzaniu projektami, modelowaniu różnego typu procesów, jak i służąc jako E-Archiwum procedur i Baza wiedzy.
 

 

 

 

Dodaj komentarz

Call Now Button