Chociaż home office dla niektórych jest normą, z powodu koronawirusa praca zdalna stała się codziennością także dla tych osób, które do tej pory pracowały w różnego rodzaju biurowcach. Wprowadzono ją nagle, bez wcześniejszych przygotowań. Pracownicy musieli dostosować się do nowej rzeczywistości z dnia na dzień. Nic dziwnego, że u niektórych z nich odbiło się to na efektywności wykonywanych obowiązków. Wszystko wskazuje na to, że sytuacja szybko się nie zmieni, dlatego warto zastanowić się nad pewnymi aspektami home office. Jak pracować w domu? W jaki sposób połączyć życie rodzinne z zawodowym? Jak zachować dyscyplinę i dobrą organizację?
Po pierwsze dyscyplina! Nie pozwól sobie na rozleniwienie
Wyjście do pracy zmusza nas do wstania o określonej godzinie, przygotowania się i pokonania trasy do firmy. Wiemy, że w zakładzie spędzimy co najmniej osiem godzin. Wiemy również, że po wyjściu z pracy wrócimy do mieszkania, gdzie zajmiemy się domowymi obowiązkami, a następnie przyjdzie czas na odpoczynek. Wniosek jest taki, że każdy dzień jest bardziej lub mniej zorganizowany.
Przejście na pracę zdalną daje natomiast poczucie luzu i zwiększonej ilości wolnego czasu. W końcu nie trzeba zrywać się o świcie, nigdzie dojeżdżać, ani wkładać „wyjściowych” ubrań. Można pracować z łóżka, nawet z niego nie wstając. Wszystkie te superlatywy, to niestety tylko pozory. Choć pierwsze dni wydają się spełnieniem zawodowych marzeń, po czasie okazuje się, że home office wymaga większej dyscypliny, niż praca stacjonarna w biurze. Dlaczego?
Z racji tego, że większa ilość wolnego czasu i domowa swoboda zwyczajnie rozleniwia. Rozluźnia się podejście do pracy, a człowiek zaczyna z godziny na godzinę odsuwać powierzone mu zadania. W efekcie późnym popołudniem orientuje się, że w zasadzie nic jeszcze nie zrobił. Wobec takiej perspektywy jedyną słuszną radą jest zachowanie maksymalnej dyscypliny. Trzeba pamiętać, że praca zdalna, to nie wakacje, ale takie same służbowe obowiązki. Wykonywane tylko za pośrednictwem Internetu.
Po drugie organizacja! Jak pracować w domu w określonych godzinach?
To oczywiste, że w normalnych warunkach mamy ściśle określone godziny pracy. Dzięki temu każdy dzień posiada określony rytm. Przyzwyczajamy się do niego i później działamy zgodnie z pewnymi schematami.
Jeśli praca zdalna wymusza na nas wykonywanie obowiązków w określonych godzinach, tym lepiej. Kiedy jednak kierownik nie narzucił nam obowiązku dostępności w danych porach dnia, warto samemu je ustalić. Przy planowaniu trzeba oczywiście wziąć pod uwagę przerwy, w tym jedną dłuższą na ciepły posiłek. Z czasem, gdy zauważymy, że najefektywniej pracujemy w południe czy z samego rana, schemat ten możemy zmodyfikować.
Czas, który do tej pory był przeznaczony na dojazdy lub poranne przygotowania, warto natomiast przeznaczyć na pożyteczne i sensowne czynności np. smaczne i zdrowe śniadanie, poranny trening czy dłuższy sen. Kwestia tego, jak pracować w domu dotyczy przecież także przyjemności. Bez nich spada motywacja. Nie należy więc wyrzucać sobie dodatkowej godziny snu w sytuacji, gdy ta jest po prostu możliwa.
Podsumowując, poza ustaleniem godziny rozpoczęcia pracy i jej zakończenia, nie zapominajmy też o przerwach. Z pewnością korzystne będzie też ustalenie z zespołem czasu, w którym będziemy się konsultować. Tak, by maile czy wiadomości dotyczące projektów lub dopinania różnych spraw nie przychodziły wieczorami. Tu z pewnością przydatny okazuje się profesjonalny system, który pomaga w planowaniu pracy i raportowaniu jej efektów. Finalnie zwiększa wydajność pracy, bo dzięki optymalizacji każdy pracownik dokładnie wie, co i kiedy ma robić, nie gubi zadań i działa maksymalnie efektywnie. Jeśli nasza firma korzysta z systemów takich, jak oprogramowanie Ingenes z pewnością łatwiej będzie nam dostosować się do nowej rzeczywistości.
Dlaczego? Między innymi dlatego, że to właśnie Ingenes pomaga planować pracę, raportować ją i ustalać priorytety. A taki sposób działania motywuje i sprawia, że nie gubimy zadań. Jesteśmy też w stanie sprawniej przekazywać ich część współpracownikom.
Po trzecie, jak pracować w domu — odpowiednie metody planowania
Jeśli samodzielna organizacja pracy sprawia nam jednak pewne problemy, możemy sięgnąć po znane i skuteczne metody planowania i techniki zwiększające naszą wydajność. Istnieje naprawdę duże prawdopodobieństwo, że stosując się do ich wytycznych, będziemy w stanie o wiele wydajniej i efektywniej pracować.
Najpopularniejsze metody planowania, to kolejno Kanban, Scrum i Matryca Eisenhowera. Wszystkie są wspierane przez oprogramowanie Ingenes.
Matryca Eisenhowera
Metoda ta dzieli obowiązki na tak zwane ćwiartki, które pomagają ustalać priorytety i porządkować zadania. Mamy też większą motywację, aby nie ulegać czynnościom zbędnym.
Ćwiartka pierwsza to sprawy niecierpiące zwłoki, kwestie pilne i ważne, innymi słowy zadania na wczoraj. Ćwiartka druga to zadania niepilne, ale ważne. Wbrew pozorom to właśnie na niej powinniśmy skupić największą uwagę, bo dotyczy spraw istotnych i jednocześnie takich, co do których mamy czas, aby racjonalnie je rozplanować. Ćwiartka trzecia to z kolei sprawy pilne, ale nieważne. Co do nich zaliczyć? Na przykład prośby znajomych z pracy o pomoc czy odpisywanie na wiadomości. Ćwiartka czwarta, najmniej istotna dotyczy kwestii nieważnych i mało pilnych. W jej skład najczęściej wchodzą tak zwani złodzieje czasu. Chodzi między innymi o bezproduktywne przeglądanie stron w Internecie.
Scrum
Scrum dzieli natomiast całość pracy na małe, ale konkretne zadania, jednocześnie nadając im odpowiedni priorytet i czas wykonania. W każdym cyklu (sprincie) mamy określoną ilość prac do wykonania z estymatą, jak długą będziemy je robić. Łatwo mierzalne efekty i regularne podsumowania postępów działają bardzo motywująco i zapobiegają prokastynacji.
Kanban
Z kolei Kanban dzieli główne zadania na mniejsze, tak zwane „taski”, które umieszcza się na specjalnej tablicy. Planując pracę na podstawie Kanban, określamy ile zadań, można wykonać jednocześnie. Same zadania dzielimy też na trzy statusy, czyli zadania nierozpoczęte, zadania w toku oraz zrealizowane, chociaż tablica może być bardziej rozbudowana.
Dzięki takiej rozpisce dokładnie widzimy, ile zadań już zrealizowaliśmy, co daje czytelny obraz tego, na jakim etapie pracy jesteśmy. Taki “progress bar” postępu to technika szeroko rozpowszechniona w gamefikacji pracy.
Po czwarte odpowiednie techniki zwiększania wydajności
Techniki zwiększania wydajności, to z kolei pomodoro, metoda odkreślania wykonanych zadań czy zasada 1+3. Na czym polegają? Technika pomodoro wydaje się najprostsza. Polega na pracy przez 25 minut, po której należy zrobić krótką przerwę. Jeśli jakieś zadanie wymaga więcej czasu, należy podzielić je na kilka części. Jeśli zaś zadanie zajmuje mniej czasu, trzeba dorzucić kolejne, nieco krótsze. Wszystko po to, by w pełni wykorzystać wspomniane 25 minut.
Odkreślenia wykonanych zadań, to, innymi słowy, lista to-do. Korzystając z tej metody, tworzy się listę obowiązków w danym dniu. Jest to najstarsza metoda zwiększania wydajności pracy. Planowanie poszczególnych działań, a następnie zapisywanie ich, pomaga zapamiętać poszczególne punkty. Po ich zrealizowaniu dany podpunkt należy odkreślić i powtarzać czynność, aż do momentu, w którym lista będzie całkowicie wyczyszczona. Jeśli w konkretnym dniu nie uda się zrealizować wszystkich, uprzednio zaplanowanych celów, zaległe obowiązki należy przenieść na dzień kolejny.
Zasada 1+3 polega natomiast na wyznaczeniu jednego, najważniejszego zadania w ciągu dnia. Na jego realizację należy poświęcić około trzech godzin. Dodatkowo wyznaczyć trzeba również trzy mniejsze zadania, które jednak nie są tak czasochłonne. Powinny być to działania, z którymi spokojnie damy sobie radę w mniej więcej 30-45 minut.
Po piąte odpowiednia przestrzeń! Jak pracować w domu, czyli zorganizuj w mieszkaniu miejsce do pracy
Dyscyplina i odpowiednia organizacja, to jednak nie wszystko. Przygotowana do pracy przestrzeń jest równie ważna. Nie każdy ma oczywiście odrębny pokój, w którym może zorganizować dla siebie biuro. W takiej sytuacji warto jednak zaadoptować choćby mały kącik w mieszkaniu, który będzie kojarzył się z pracą. Takie wydzielenie przestrzeni jest bardzo pomocne. Pozwala na rozgraniczenie życia prywatnego i zawodowego.
Przy czym, równie istotne jest to, byśmy pamiętali o wygodzie i komforcie. O ile praca na kuchennym krześle jest do zrealizowania, o tyle niekoniecznie jest już zdrowa dla naszego kręgosłupa. Po czasie okazuje się też bardzo niewygodna. Zaczynają się bóle karku i głowy. By uniknąć męczącej i obciążającej pozycji, zainwestujmy lepiej w profesjonalne krzesło biurowe. Na pewno odradza się również pracę z łóżka. Chociaż ta opcja brzmi bardzo kusząco, zaburza rolę miejsca do odpoczynku i relaksu.
Jak pracować w domu, gdy przebywają w nim domownicy? To już ostatnia, choć równie ważna kwestia home office. Nie można przecież dopuścić do tego, by współmałżonek czy dzieci notorycznie przeszkadzały w wykonywanych obowiązkach. O ile to możliwe, warto więc wyjaśnić im, że nasze skupienie w dużej mierze zależy od ich zachowania. Poza tym wyznaczone miejsce do pracy każdy musi respektować. Tak, by co rano nie trzeba było sprzątać zabawek z biurka czy kolacji z poprzedniego wieczora.
Na koniec warto przytoczyć też złotą radę dotyczącą prezencji. Chociaż każdy dzień spędzony w dresie wydaje się świetną perspektywą, tak naprawdę o wiele lepiej zachowywać się tak, jakby trzeba było wyjść z domu. Oczywiście nie trzeba od razu zakładać koszul czy marynarek. Wystarczą jeansy, codzienny strój casual, zadbana fryzura, a w przypadku pań delikatny makijaż. Poczucie, że wygląda się dobrze, poprawia samopoczucie!
12 622 06 50
