W trakcie pierwszej fali epidemii wiele przedsiębiorstw zdecydowało się na pracę zdalną. Pracownicy dosłownie z dnia na dzień opuścili biura, by obowiązki służbowe wykonywać na odległość, z domów. Dziś wiele wskazuje na to, że czeka nas druga a może i trzecia fala koronawirusa. Jak najlepiej przygotować do niej swoją firmę? Jak nie stracić klientów i znaleźć nowych? Jak efektywnie kontrolować pracowników i stopień realizacji zadań?
Druga fala koronawirusa, RODO i specjalne zalecenia, na które trzeba zwrócić uwagę w obliczu pracy zdalnej
Na pewno warto zwrócić uwagę na kwestie RODO. Zamieszkanie wywołane pojawieniem się wirusa spowodowało, że przedsiębiorcy w pośpiechu organizowali nowe wytyczne pracy. Dziś powinni jednak wziąć pod uwagę unijne przepisy. A te jasno wskazują, że chociaż nie ma zakazu pracy w trybie home office, to jednak na uwadze trzeba mieć kilka ograniczeń. Najważniejsze jest jednak to, by niezależnie od miejsca, w którym świadczona jest praca, zawsze stosować optymalne środki zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych.
Sprzęt komputerowy — prywatny czy firmowy?
Wśród najważniejszych zaleceń wymienia się przede wszystkim pracę na dedykowanym sprzęcie służbowym. Używanie komputera prywatnego jest ostatecznością. Jeśli pracodawca jest jednak zmuszony do tego, aby jego pracownicy zasiadali do osobistych laptopów, powinien, chociaż narzucić im podstawowe zasady bezpieczeństwa. Chodzi między innymi o szyfrowanie załączników i ochronę antywirusową. Wskazane jest również minimalizowanie ilości zapisywanych plików, zarówno na dyskach, jak i przenośnych nośnikach danych. W przypadku elektronicznego obieg dokumentów stosuje się tunelowanie, szyfrowanie połączeń i inne zabezpieczenia, a wszystkie kluczowe informacje (w tym dokumenty) zapisywane są na odpowiednio zabezpieczonym serwerze, najczęściej bezpośrednio w bazie danych.
Biurowe urządzenia elektroniczne, na których pracownicy wykonują służbowe obowiązki poza miejscem pracy, też muszą posiadać odpowiednie zabezpieczenia. Chodzi między innymi o hasła dostępu do systemu operacyjnego, a także szyfrowanie danych. Maksymalne bezpieczeństwo powinno zachować się także przy przesyłaniu elektronicznych dokumentów, na przykład umów między biurem a klientem. Taką możliwość daje Elektroniczny Podpis Kwalifikowany. Co istotne posiada on dokładnie taką samą moc prawną, co podpis własnoręczny. Dodatkowym atutem jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści opatrzonego nim dokumentu.
Dokumentacja papierowa w domu pracownika
Niewskazane jest także wynoszenie z biura papierowych dokumentów. Jeśli pracownicy nie mogą się bez nich obyć, koniecznym staje się prowadzenie ewidencji papierów, które zabierają do domów. Praca zdalna na dokumentach wynoszonych z firmy jest zgodna z prawem. Trzeba jednak pamiętać, by wykorzystywać je w taki sam sposób, jak w siedzibie zakładu pracy. A to oznacza, że żadna osoba trzecia nie może mieć do nich dostępu.
Druga fala koronawirusa, a zgromadzenia i konferencje — jak sprawnie je przeprowadzać?
Duże spółki zazwyczaj ważne kwestie dla przedsiębiorstwa omawiają podczas spotkań, zgromadzeń lub konferencji. W obliczu epidemii bezpośrednie rozmowy jednak wstrzymano i zabroniono ich przeprowadzania. Na szczęście posiedzenia tego rodzaju można przeprowadzać także za pomocą telekonferencji i wideokonferencji lub w formie pisemnej. Ograniczające jest jedynie to, że nie wszystkie sprawy można w ten sposób załatwić. Na szczęście planowana nowelizacja przepisów najprawdopodobniej pozwoli na podejmowanie decyzji, do tej pory zabronionych w tego rodzaju spotkaniach. I to bez względu na pierwotne zapisy w statucie firmy.
Pozostaje jednak kwestia dopięcia szczegółów, między innymi złożenia podpisów. Niedawna sytuacja na świecie dobitnie pokazała, że nowoczesne rozwiązania są w tej kwestii na wagę złota. Wspomniany już Podpis Elektroniczny umożliwia nawet weryfikację składającej go osoby, na podstawie certyfikatu kwalifikowanego. Co ważne, podpis elektroniczny jest dopuszczony prawnie i uznawany w urzędach. Idealnie sprawdza się zatem nie tylko podczas dopinania wewnętrznych spraw firmy, ale również w trakcie załatwiania formalności we wszystkich instytucjach.
Profesjonalne rozwiązania informatyczne — elektroniczny obieg dokumentów i system CRM
By powyższe przesłanki zostały spełnione, firma powinna zadbać o oprogramowanie z zakresu elektronicznego obiegu dokumentów. Ingenes Studio proponuje moduły, które pozwalają zautomatyzować i usprawnić wprowadzanie danych i zatwierdzanie dokumentów. Aplikację można powiązać ze skrzynkami pracowników i ich firmowymi kontami e-mail, przez co do korespondencji firmowej mają oni dostęp także w domu. Szybkie procesowanie spraw, oraz komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna mogą być w obecnej sytuacji solidnym narzędziem do walki z konkurencją o zaufanie i lojalność konsumentów.
Poza tym proponowany system przyspiesza też „zamykanie miesiąca”, przekazuje faktury do płatności i zatwierdza zlecenia przelewów. Bardzo przydatny jest zatem nie tylko w działach obsługi klienta i jemu podobnych, ale również w księgowości.
Możliwe jest bardzo ścisłe powiązanie workflow z innymi modułami, na przykład CRM, co daje jeszcze więcej możliwości. System CRM usprawnia działanie działu sprzedaży, a ten oparty o platformę Ingenes, opracowywany jest na podstawie indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa.
Rozliczanie i ewidencja czasu pracy w trybie home office i kontrola jakości — czy to możliwe?
Moduł RCP dotyczący rejestracji czasu pracy pozwala na zdalne zarządzanie całym personelem. Dzięki niemu możliwym staje się choćby uzupełnianie elektronicznych grafików, prowadzenie ewidencji i rozliczanie nadgodzin. Co ważne, program jest zgodny z aktualnymi wymogami ZUS i prawa pracy. Nie ma więc obaw o jakiekolwiek nadużycia. Z drugiej strony elektroniczny obieg dokumentów i elektroniczne zarządzanie projektami, wspomagają priorytetyzację zadań dla danego pracownika i jego samoorganizację w czasie pracy zdalnej.
Z kolei oprogramowanie Ingenes QM świetnie usprawnia wszystkie procedury związane z kwestami jakości. Dzięki niemu ma się pełen wgląd w reklamacje i karty wyrobu niezgodnego. A to jak wiadomo, pozwala na szybsze wdrażanie działań naprawczych i korygujących.
Druga fala koronawirusa — bądź na nią przygotowany!
Druga fala koronawirusa nie powinna być zaskoczeniem. Mówią o niej zarówno politycy, jak i wirusolodzy. Tym razem odpowiednio przygotowani przedsiębiorcy będą jednak w stanie szybko i sprawnie wdrożyć w firmie pracę zdalną. O ile oczywiście zdecydują się na specjalne oprogramowanie, które de facto może stać się poważnym narzędziem walce z konkurencją.
Mając wdrożony elektroniczny obieg dokumentów i ewidencję czasu pracy zdalnej przedsiębiorstwo nie zanotuje przestoju związanego z organizacją zadań i będzie prężnie działać w obszarze każdego działu. Pomiar efektywności pracy w trybie home office naprawdę jest możliwy! Wystarczy zdecydować się na rozwiązania informatyczne dla firm, które proponuje platforma Ingenes Studio. Tylko u nas masz możliwość zbudować moduł zgodny z potrzebami twojej firmy, a następnie połączyć go z kolejnymi elementami.
12 622 06 50
