E-akta i elektroniczna ewidencja pracy – ułatwienie czy utrudnienie?

Od pierwszego stycznia 2019 roku weszły w życie zmiany dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Związane są one przede wszystkim ze skróceniem czasu przechowywania akt zatrudnionych, a także ich elektronizacją. Dzięki temu pracodawcy mogą wybierać czy forma papierowa, czy ta w systemie będzie dla nich najlepszym rozwiązaniem. Sprawdź, czy elektroniczna ewidencja pracy, e-akta, elektroniczne generowanie grafików to ułatwienie, czy utrudnienie dla firm.

E-akta i elektroniczna ewidencja pracy – ułatwienie czy utrudnienie

Jakie zmiany w prawie pracy nastąpiły wraz z wprowadzeniem nowych przepisów?

Ważnym elementem nowych przepisów jest skrócenie okresu trzymania akt zatrudnionych z 50 do 10 lat. Odbywa się to w sposób automatyczny w przypadku osób przyjmowanych do pracy po 1 stycznia 2019 roku. Natomiast pozostali mogą z tego korzystać po złożeniu specjalnego raportu informacyjnego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. W stosunku do osób, które tego nie uczynią, nadal konieczne będzie stosowanie starego wydłużonego okresu archiwizowania dokumentacji pracowniczej. Ponadto, przedsiębiorstwa funkcjonujące na rynku dłużej niż 20 lat w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem zobligowane są do stosowania starych zasad. Oznacza to, że ich dokumenty muszą być przechowywane aż do 2049 roku.

Elektroniczna ewidencja pracy, e-akta, elektroniczne generowanie grafików, czyli pracodawcy w dobie cyfryzacji

Nowe przepisy pozwalają także zdecydować pracodawcom o sposobie prowadzenia akt pracowniczych. Jednakże przeniesienie teczek do systemu stanowi duże wyzwanie. Znacznie prościej mają firmy, które jakiś już jakiś czas temu stosowały dwie formy przechowywania danych o zatrudnionych.

E-akta i elektroniczna ewidencja pracy – ułatwienie czy utrudnienie
E-akta i elektroniczna ewidencja pracy zaoszczędzą dużo miejsca, które można przeznaczyć na cele biznesowe

Jakie najważniejsze zmiany wprowadza rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej?

Rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 roku wskazuje, że akta pracownicze będą podzielone nie na trzy, ale cztery części, a więc A, B, C i D. Oprócz tego pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dodatkowej dokumentacji pracowniczej, a więc:

  • ewidencji czasu pracy,
  • karty wypłaconego wynagrodzenia za pracę i pozostałych świadczeń związanych z pracą,
  • karty ewidencji przydziału odzieży, obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie odzieży własnej i obuwia, a także ich pranie i konserwację,
  • akt dotyczących wykonywania innych uprawnień lub obowiązków pracowniczych, gdy jej przechowywanie jest potrzebne do dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy.

Dokumentacja ta podobnie jak akta pracownicze prowadzi się oddzielnie dla każdego zatrudnionego.

Ponadto nowe rozporządzenie nakłada na firmy obowiązek stworzenia właściwych warunków zabezpieczających przed uszkodzeniem lub utratą, a także dostępem osób nieuprawnionych. Zgodnie z przepisami w pomieszczeniu, w którym znajdują się akta, musi panować odpowiednia temperatura, wilgotność, a także obecne muszą być stosowne środki ochrony.

Bardzo dużo miejsca rozporządzenie poświęca zasadom przechowywania danych w wersji online. Dokument elektroniczny musi mieć dwie zasadnicze cechy. Ważna jest autentyczność pochodzenia, a więc możliwość identyfikacji osoby dokonującej wpisu, a także zachowanie integralności treści dokumentacji. Co więcej, konieczne jest stosowanie właściwych w odniesieniu do ilości informacji i technologii rozwiązań zapewniających dostępność, integralność, a także wiarygodność, przynajmniej do upływu okresu trzymania akt.

Elektroniczna ewidencja pracy, e-akta, elektroniczne generowanie grafików to ułatwienie, czy utrudnienie?

Ogólne zmiany są bardzo pozytywne. Oczywiście pracodawcy muszą poświęcić trochę czasu na wprowadzenie zawartych w przepisach założeń i ponieść pewne koszty, które szybko się zwrócą. Dokumenty elektroniczne zajmują znacznie mniejszą powierzchnię. Dlatego będzie można zrezygnować z wielu pomieszczeń lub przeznaczyć je na inny potrzebny cel. Zyska się także w zakresie bezpieczeństwa. Ochrona e-akt jest mniej pracochłonna i kosztowna w porównaniu do tradycyjnych rozwiązań.

E-akta i elektroniczna ewidencja pracy – ułatwienie czy utrudnienie
E-akta i elektroniczna ewidencja pracy gwarantują bezpieczeństwo i nienaruszalność dokumentów przez wiele lat

Dobry system jako istotny czynnik ułatwiający wdrożenie zmian?

Elementem ułatwiającym wdrożenie zmian jest zakup odpowiedniego systemu. Nawiązując współpracę z firmą Ingenes można zastosować technologię, która pomoże w tej procedurze. Moduł RCP (Rejestracja Czasu Pracy) w połączeniu z aplikacją HR platformy ERP to kompleksowe rozwiązanie wspomagające zarządzanie załogą. Produkt pozwala odzwierciedlić każdą strukturę organizacyjną, a także wyróżnić różne systemy pracy. Co więcej, zyskujesz możliwość generowania, udostępniania i uzupełniania elektronicznych grafików. Istotne jest to, że uwzględnia on również przepisy Kodeksu Pracy przez wyświetlanie właściwych alertów. Dzięki temu pracownicy Twojej firmy odpowiedzialni za kadry mogą prowadzić wygodną ewidencję i rozliczać nadgodziny.

Ważną funkcjonalnością jest współpraca z modułem urlopów i delegacji. Członków załogi można przypisać do brygad lub innych grup. Dla Twojej wygody moduł premiowania można również dostosować do działań związanych z poszczególnymi projektami. Pracownicy są przyporządkowani do konkretnych zadań, więc prowadzone przez nich Dzienniki pracy pozwalają na kontrolę czasu, a także terminów realizowanych prac. Natomiast raporty sprawią, że zyskasz przejrzystą prezentację aktualnych danych. Dzięki temu zawsze będziesz na bieżąco!

Nowe przepisy dają pracodawcom możliwość wyboru jednej z dostępnych form. Jednakże dąży się do tego, aby za kilka lat e-teczki były obowiązkowe dla wszystkich. Dlatego im szybciej pracodawcy zdecydują się na wprowadzenia zmian związanych z cyfryzacją, tym lepiej! Takie możliwości zapewni moduł idealnie dopasowany do konkretnej jednostki. Z firmą Ingenes jest to bardzo łatwe. Wybierz rozwiązanie, które usprawni procesy związane z zarządzaniem kadrami w Twojej firmie, wybierz jakość, na którą Cię stać!

Jesteś zainteresowany oprogramowaniem dla firm? Skontaktuj się z nami.

Kontakt
Call Now Button