Duża część obowiązków należących do organów spółek wymaga spotkań w gronie zarządu, aby dyskutować i analizować różne kwestie związane z działalnością firmy. Niestety w obecnej sytuacji stanu epidemii koronawirusa, działania te są mocno utrudnione. Aby przedsiębiorstwo mogło nadal działać, konieczna okazuje się praca zdalna organów spółek. Co na ten temat mówi prawo?
W funkcjonowaniu firmy najważniejsza jest ciągłość działania. Wszelkie przerwy czy przestoje mogą generować straty, a nawet spowodować poważny kryzys w przedsiębiorstwie. Dotyczy to w równym stopniu produkcji czy świadczenia usług, jak i działania władz danej instytucji. Jednak, w związku z epidemią, wszelkie zgromadzenia są zabronione, dlatego należy szukać innych możliwości funkcjonowania.
Praca zdalna organów spółek — skuteczny sposób na utrzymanie ciągłości
Dobrą wiadomość dla organów spółek stanowi fakt, że Kodeks spółek handlowych dopuszcza różne tryby posiedzeń. Poza zgromadzeniami bezpośrednimi zarząd może uchwalać swoje postanowienia poprzez:
- tele- lub wideokonferencje;
- formę pisemną;
- pośrednika, który wypowie się w imieniu członka rady w formie pisemnej.
Niestety nie wszystkie sprawy da się w ten sposób załatwić. Nie można tą drogą dokonywać żadnych zmian personalnych w szeregach spółki. Co oznacza, że zabronione jest zdalne powoływanie, odwoływanie lub zawieszanie członków rady. Nawet przy zdalnym spotkaniu, w miejscu walnego zgromadzenia wymienionego w statucie, musi znaleźć się fizycznie przewodniczący i notariusz, a to pozostali akcjonariusze mają możliwość komunikowania się przez Internet lub telefon. W najgorszej sytuacji są spółki kapitałowe, ponieważ obecne przepisy nie określają szczegółowo, czy forma zdalna jest prawomocna.
Warto mieć jednak świadomość, że szczegółowe zasady dotyczące funkcjonowania spółki reguluje jej statut. Jest on ustalany indywidualnie dla każdej jednostki i w nim należy szukać wskazówek na temat metod postępowania w różnych sytuacjach (także kryzysowych). Wiadomo jednak, że w obecnych okolicznościach należy znaleźć optymalne wyjście. Najważniejsze jest bowiem utrzymanie ciągłości działań. Dlatego planowana jest nowelizacja przepisów, aby możliwość zdalnego podejmowania decyzji była domyślna, bez względu na pierwotne zapisy w statucie.
Jakie możliwości pracy zdalnej mają organy spółek?
Obecna sytuacja pokazała dobitnie, że zawsze mogą zdarzyć się wyjątkowe okoliczności, które będą wymagały podjęcia specjalnych środków. Epidemia koronawirusa to z pewnością niecodzienna sytuacja, która sprawiła, że dotychczasowe schematy działania okazały się mało skuteczne. Jakie możliwości pracy mają spółki w obliczu rozprzestrzeniającej się choroby?
Możliwości technologiczne są teraz niemal nieograniczone. Jeśli tylko statut spółki pozwala, władze organizacji mogą wybrać jedną z wielu różnych metod komunikacji i wymiany informacji na odległość.
Podpis Kwalifikowany
Przykładem jest podpis elektroniczny, który umożliwia akceptację dokumentów zdalnie, bez konieczności drukowania wersji papierowej. Co ważne, posiada on moc prawną taką samą, jak podpis własnoręczny.
Ewentualną weryfikację takiego podpisu przeprowadza się na podstawie certyfikatu kwalifikowanego. Dzięki niemu możemy zidentyfikować osobę, która go złożyła. Jest to świetne narzędzie, szczególnie pomocne podczas pracy zdalnej. Podpis elektroniczny można stosować w wielu sytuacjach. Nie tylko, aby zatwierdzać uchwały, ale również przedkładać dokumenty przed urzędami. Jest on honorowany przez wszystkie instytucje.
Jeżeli chcesz zobaczyć, w jaki sposób Elektroniczny Podpis Kwalifikowany współdziała z systemem elektronicznego obiegu dokumentów, skontaktuj się z Ingenes.
Wewnętrzne i Internetowe narzędzia do obiegu dokumentów
W czasie, kiedy mamy niemal do zera ograniczone możliwości kontaktu na żywo, z pomocą przychodzą różne narzędzia internetowe, które pozwalają zachować dotychczasowe schematy działania. Doskonałym rozwiązaniem dla organów spółek mogą być na przykład współdzielone dokumenty, arkusze kalkulacyjne, czy kalendarz widoczny dla wszystkich zainteresowanych. Udostępnione dokumenty może widzieć każdego członka zarządu. Dostępne jest dodawanie notatek czy edycja dokumentu bez konieczności jego pobierania.
Takie narzędzia umożliwiają zachowanie kontaktu i wymianę bieżących informacji. Wirtualny obieg dokumentów czy opracowywanie projektów inwestycyjnych przez przeglądarkę, to świetna metoda na skuteczną pracę w dobie epidemii. W zdecydowanie lepszej sytuacji są firmy, które już wcześniej posiadały wewnętrzne narzędzia elektronicznego obiegu dokumentów, ponieważ mają przećwiczone procedury i dobre praktyki.
Komunikacja online
Kluczową sprawą w czasie, kiedy nie można spotkać się bezpośrednio, jest zachowanie kontaktu. Płynna wymiana informacji, dyskusje oraz możliwość analizy bieżących problemów oraz podejmowanie decyzji to najważniejsze obowiązki zarządu spółki. W ten sposób przedsiębiorstwa mają szansę utrzymać swoją działalność na dotychczasowym poziomie.
Aby było to możliwe, dobrze jest skorzystać z nowoczesnych możliwości technologicznych. Same wiadomości mailowe mogą jednak nie wystarczyć. Wymiana informacji pomiędzy członkami zarządu spółki powinna przebiegać w sposób najbardziej zbliżony do normalnego spotkania. W tym celu warto wykorzystać jeden z wielu dostępnych komunikatorów, które umożliwiają nie tylko rozmowę, ale także opcję wideo.
Takie “spotkanie” z pewnością wpłynie pozytywnie na jakość pracy zdalnej organów spółek. Warto bowiem zrobić wszystko, co możliwe, aby praca w warunkach epidemii, możliwie jak najbardziej przypominała tę tradycyjną.
Praca zdalna spółek — co jeszcze można zrobić?
W tej chwili trwają prace, mające na celu zwiększenie ilości możliwych działań zdalnych dla władz spółek. Kodeks spółek handlowych ma ulec zmianie, aby w tak wyjątkowych sytuacjach jak epidemia, można było działać na odległość, nie zmieniając jednocześnie dotychczasowego zakresu prac. Możliwość skorzystania z dostępnych narzędzi ma stać się zasadą, niezależną od statutu czy postanowień poszczególnych spółek.
12 622 06 50
