Ewidencja pracy zdalnej w czasie epidemii

Wysyłasz pracownika na pracę zdalną albo jesteś zatrudniony i musiałeś przenieść się z wykonywaniem obowiązków do domu? Choć jest to rozwiązanie, które ma wiele zalet, pojawia się pytanie, w jaki sposób raportować i weryfikować pracę na odległość. Jak powinna prawidłowo przebiegać ewidencja pracy zdalnej? Czy rząd szykuje zmiany w przepisach?

Czas epidemii to dla wszystkich bardzo trudny moment. Dotyczy to w równym stopniu życia zawodowego, jak i prywatnego. Tam, gdzie jest to możliwe, przechodzimy na pracę zdalną, która umożliwia wykonywanie obowiązków zawodowych, przy jednoczesnym ograniczaniu kontaktów międzyludzkich. 

Ewidencja pracy zdalnej w czasie epidemii

Czy naprawdę trzeba kontrolować pracowników?

W tej kwestii trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Wynika to z faktu, że wszędzie tam, gdzie pojawia się czynnik ludzki, tam też pojawia się zawsze ryzyko błędu i komplikacji. Z założenia praca zdalna w czasie epidemii polega na izolacji ludzi w celu ograniczenia rozprzestrzeniania się choroby. Nie oznacza to jednak czasu wolnego! Pracownicy, którzy mogą wykonywać swoje obowiązki na odległość, zajmują się nimi w domu. Ich działania muszą być jednak w jakiś sposób weryfikowane. I właśnie w tym miejscu rodzą się pytania, jak ewidencjonować pracę zdalną.

Rozwiązanie jest w miarę proste w przypadku tych pracowników, którzy potrafią sobie narzucić dyscyplinę, która pozwala im wykonywać powierzone zadania na dotychczasowych zasadach. Te osoby wypracują sobie rytm pracy i będą mogły się wówczas rozliczać się z konkretnych działań. Takie podejście wymaga jednak od managerów przygotowania listy konkretnych zagadnień i trafnej wyceny czasowej ich wykonania, a potem weryfikacji. 

Jeśli firma przygotowywała się wprowadzenia modelu SCRUMowego, jest to świetna okazja, aby przyspieszyć ten proces. Wtedy to pracownik wycenia, ile czasu potrzebuje na dane zadanie, a kierownik jedynie potwierdza harmonogram.

Jest to pierwszy i najbardziej wydajny z punktu widzenia pracodawcy, sposób ewidencji zdalnej w czasie epidemii. Co jednak w przypadku osób, które mają z tym problem lub branż, gdzie wprowadzenie rozliczenia zadaniowego nie jest możliwe?

Jak ewidencjonować pracę zdalną?

Choć praca zdalna ma wiele zalet, posiada też sporo minusów. Największy z nich dotyka osoby, którym trudno się zmobilizować do pracy w domowym zaciszu.

Wybór odpowiedniego sposobu ewidencji zależy przede wszystkim od samego przełożonego. Może on zostawić wolną rękę swoim pracownikom, ale może też starać się zachować taką samą dyscyplinę, jak w miejscu pracy.

Najprostszą formą weryfikacji, czy pracownik “odmeldował się” na stanowisku, jest lista obecności, którą można podpisać online. Do tego celu mogą posłużyć listy we współdzielonych plikach. Aby były zgodne z prawem, muszą spełniać kilka kryteriów np. pozwalać na identyfikację pracownika, posiadać archiwum zmian i backup, być dostępne dla osób upoważnionych. Często firmy stosują swoje własne programy, które ewidencjonują działania pracowników (monitorują godziny pracy tzw. time-trackery). Trzeba jednak pamiętać, aby każda karta ewidencji była zatwierdzona przez pracownika przynajmniej raz w okresie rozliczeniowym. Aby nie zostawić miejsca na niedomówienia warto, żeby podpisał własnoręcznie wydruk i odesłał go do pracodawcy. 

Pomocne mogą okazać się również stałe, ustalone odgórnie, “spotkania”, na przykład wideokonferencje czy telekonferencje. Pozwalają one o jednym czasie przedyskutować bieżące sprawy i obowiązki. Bardzo popularne są też chaty, gdzie dość szybko można wymieniać informacje, otrzymać odpowiedzi na pytania czy wątpliwości do zadań. W oczywisty sposób będą one również dokumentacją tego, że pracownicy w czasie kwarantanny poświęcają czas na pracę.

Ewidencja pracy zdalnej w czasie epidemii planning

Co powinna zawierać ewidencja pracy zdalnej?

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy zatrudnionej osoby. Tradycyjna ewidencja powinna zawierać wszystkie szczegóły dotyczące godzin rozpoczęcia i zakończenia wykonywania obowiązków służbowych. Dokumentuje ona także informacje o ewentualnych nadgodzinach, dniach wolnych czy zwolnieniach lekarskich.

W przypadku pracy zdalnej nie sposób zastosować jednak tych samych schematów. Trudno bowiem wymagać od pracownika ścisłych godzin pracy zdalnej, kiedy ma on pod opieką jednocześnie dzieci i różne sprawy domowe. Choć powinien być w tym czasie w pracy, musi zostać w domu. I już samo to jest sytuacją wyjątkową.

Jeśli jest to potrzebne (np. aby zachować ciągłość pracy infolinii), można poprosić pracowników o deklaracje godzinowe, ale rozbite na mniejsze partie np. 2-3-godzinne, poprzedzielane dłuższymi przerwami. Pozwoli to pogodzić opiekę nad dziećmi, obowiązki domowe, ale też normalną pracę. 

Jakie narzędzia mogą pomóc w ewidencji pracy zdalnej?

W dobie cyfryzacji praca zdalna jest znacznie łatwiejsza niż jeszcze dekadę temu. Dzięki nowoczesnej technologii możemy z powodzeniem wykonywać swoje obowiązki skutecznie i wygodnie, z dowolnego miejsca.

Aby jednak ewidencja pracy zdalnej była skuteczna, warto z góry ustalić schematy i normy postępowania w tej wyjątkowej sytuacji. W ten sposób wszyscy zainteresowani będą mogli stworzyć sobie plan działania, dzięki któremu poczują się pewniej i bezpieczniej. Dobrze jest zadbać o regularne spotkania online, które pozwolą przedyskutować bieżące problemy i sprawy do rozwiązania.

Narzędzi do wykorzystania jest bardzo wiele. Przykładem mogą być arkusze kalkulacyjne online na serwerze pocztowym. Każda zmiana jest rejestrowana i dopisana do konkretnej osoby, dlatego może być używana jako typowa lista obecności. Jednak jest to rozwiązanie nieco tymczasowe, gdy przedsiębiorstwo zostało nagle postawione w sytuacji, gdzie konieczne było przejście na pracę zdalną. Przy dużej ilości dokumentów, współdzieleniu pracy, większej liczbie osób zaangażowanych, przeciąganiu procesu, pilnych terminach, nie jest to rozwiązanie wygodne. Niekoniecznie cechuje się w pełni cyfrowym bezpieczeństwem. Wiele firm od dawna używa swoich własnych rozwiązań, stworzonych specjalnie dla nich w oparciu o specyfikę konkretnej organizacji. Dobrym przykładem jest oprogramowanie Ingenes

Kluczowe jest jednak zachowanie stałego kontaktu ze współpracownikami oraz regularnych “spotkań”. Czasem słowo pisane (mail, lista zadań) jest niewystarczające i dane zagadnienie zostanie lepiej wyjaśnione na przykład w formie rozmowy telefonicznej. Pozwoli to zorganizować pracę wszystkim zainteresowanym, a przy tym również uspokoi atmosferę. Dzięki dobremu planowi każda osoba pracująca zdalnie będzie mogła skupić swoje siły na prawidłowym wykonywaniu swoich obowiązków, a firma nie odczuje skutków kryzysu tak bardzo, jakby mogło to być w przypadku złej organizacji pracy w trybie home office.

Call Now Button