Ciągły wzrost zagęszczenia ludności dużych miast, popularność dalekich podróży oraz wspólne użytkowanie niewielkiej przestrzeni do pracy sprzyja rozprzestrzenianiu się groźnych dla zdrowia i życia ludzkiego mikroorganizmów, oraz ich ewolucji. Pandemia COVID-19 to nie pierwsza pandemia XXI wieku. Przypadki takie jak SARS w latach 2002-2003 (średnia śmiertelność na poziomie 10%, najwyższa w Kanadzie) czy świńska grypa w latach 2009-2010 (200 milionów ludzi zarażonych, 200 tysięcy ofiar) dowodzą, że pomimo wysoko rozwiniętych dziedzin nauki takich jak medycyna czy farmakologia, co pewien czas pojawia się wirus, który zakłóca, a nawet paraliżuje normalne funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw. Co robić w takiej sytuacji? Jak zapewnić firmie działanie jak najbardziej zbliżone do normalności? Czy praca zdalna jest rozwiązaniem?
Praca zdalna — za i przeciw
W przypadku wielu firm bardzo dobrym rozwiązaniem jest przejście w tryb home-office całego personelu pracującego na komputerach. Stąd też pomysł zastąpienia komputerów laptopami oraz coraz większa popularność urządzeń mobilnych, oraz spotkań w formie Web-konferencji.
Tryb home-office pozwala zaoszczędzić czas związany z dojazdami do i z pracy. To wpływa pozytywnie na samopoczucie pracowników z uwagi na mniejsze zmęczenie, mniej stresu oraz więcej czasu wolnego. Ograniczenie kontaktu z dużą ilością osób w środkach komunikacji zbiorowej oraz wyeliminowanie ryzyka wyziębienia organizmu w trakcie oczekiwania na autobus, pozwala przeciwdziałać obniżeniu wydajności lub nieplanowanym nieobecnościom, które często związane są również ze zwykłym przeziębieniem.
Możliwość pracy zdalnej umożliwia szybszy powrót do pracy kobietom po porodzie. Ograniczenie przestrzeni biura pozwala na ograniczenie kosztów związanych z wynajmem powierzchni, zużyciem prądu itp. Możliwość pracy zdalnej pozwala na pozyskanie bardzo dobrych specjalistów, dla których przeszkodą w podjęciu pracy w firmie jest jej lokalizacja. Według 80 proc. respondentów badania IWG praca zdalna umożliwia przyciągnięcie i zatrzymanie najzdolniejszych pracowników.
Praca zdalna niesie ze sobą niestety również liczne zagrożenia, związane głównie z brakiem umiejętności lub możliwości właściwego gospodarowania czasem.
Praca zdalna — jak to szybko wprowadzić?
Do niedawna praca zdalna była traktowana przez większość Polaków jako ciekawa, ale na pewno niekonieczna alternatywa. Zagrożenie Covid-19 diametralnie zmieniło sposób myślenia. Konieczność szybkiego przejścia w tryb home-office bez wcześniejszego odpowiedniego przygotowania zarówno działu IT jak i wszystkich pracowników biurowych spowodowało wiele niepotrzebnego zamieszania i związanych z tym strat dla licznych przedsiębiorstw.
Umiejętność szybkiego i bezproblemowego przejścia w pełny tryb home-office cechuje firmy, które praktykują ten rodzaj pracy w ograniczonym stopniu na co dzień. Na wielu pracownikach rodzaj wykonywanej pracy wymusza wykonywanie różnego typ zadań również poza biurem. Dobrym przykładem jest tu raportowanie wizyt przez handlowców czy zatwierdzanie treści umów przez dyrektorów w trakcie oczekiwania na samolot.
Przykładów jednak jest więcej. Również osoby pracujące jako telemarketerzy mogą wykonywać swoją pracę zdalnie. Serwisanci mogą przyjeżdżać do firmy wyłącznie celem pobrania narzędzi. Odpowiednie oprogramowanie zapewni właściwe rozplanowanie realizacji zleceń z uwzględnieniem rezerwacji potrzebnych zasobów. Podobne systemy pozwalają na zatwierdzanie i rozliczanie delegacji, podgląd na faktury, udostępnianie informacji na temat projektów czy wprowadzanie uwag do treści redagowanych dokumentów. Pracownicy pojawiają się w firmie tylko w ustalone dni.
Pracownicy działu IT mają wypracowane odpowiednie procedury i mechanizmy pozwalające na utrzymywanie sprawnie działającego oprogramowania na urządzeniach, do których fizycznie nie mają stałego dostępu. W przypadku zagrożenia epidemiologicznego, pożaru, powodzi czy konieczności przejścia w tryb home-office z innego powodu nie stanowi to większego problemu.
Jak zorganizować sobie pracę zdalną?
Pierwszym istotnym elementem jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa wymiany informacji między pracownikami. Stosowane są tu różne metody m.in. VPN. Szyfrowanie jest bardzo dobrą metodą zabezpieczenia danych, ponieważ utrudnia ich przechwycenie i odczytanie przez osoby niepowołane.
RODO nie zmusza do szyfrowania maili, wskazuje jednak szyfrowanie jako jeden ze sposobów właściwego zabezpieczenia danych. Ważne jest także odpowiednie przeszkolenie pracowników. Firmy mają do wyboru różne metody szyfrowania. GIODO zwraca również uwagę na hosting.
Istotnym elementem jest wdrożenie oprogramowania wspomagającego pracę. Tego typu systemy dostępnie są teraz również dla niewielkich firm. Pozwalają na zminimalizowanie konieczności spotkań w grupie celem dokonywania ustaleń czy wspólnej pracy nad projektami.
System Ingenes pozwala m.in. na planowanie szczegółów kolejnych etapów, przydzielanie zadań jak i wspólne tworzenie, wersjonowanie, udostępnianie dokumentacji. Wykorzystuje również Podpis Kwalifikowany. Bardzo istotnym elementem przy wyborze tego typu rozwiązań jest dokładne dopasowanie do indywidualnych potrzeb konkretnej firmy.
Jak pozostać efektywnym?
Home-office niesie ze sobą ryzyko „drinka z palemką” na biurku. Lodówka odwraca uwagę od pracy. W przypadku, gdy dzieci pozostają w domu, rozpraszaczy pojawia się jeszcze więcej. Warto wydzielić pokój do pracy i stosować normalny 8-godzinny dzień pracy. W jednej strony po to, aby dotrzymać terminów, z drugiej, aby nie mieć poczucia, że jest się w pracy cały czas. Odpowiednia organizacja pozwala na wyciągnięcie z takiego modelu pracy korzyści, które przeważą nad zagrożeniami.
Metod zarządzania czasem pracy jest wiele m.in. „pomodoro”, polegająca na pilnowaniu czasu przeplatających się etapów pracy mocno efektywnej (25 min) i krótkich przerw (3-5 min). W założeniu częste pauzy poprawiają efektywność psychiczną.
Bardzo istotnym elementem jest odpowiednie zaplanowanie zadań. Jest to szczególnie ważne, gdy zadań jest dużo, a ich specyfika wymaga częstego ich przeplanowywania, oczekiwania na reakcję współpracowników itp.
Odpowiednie oprogramowanie w pracy zdalnej to podstawa
Również tutaj z pomocą przychodzi odpowiednie oprogramowanie. Pozwala opanować wszystkie obowiązki bez ryzyka zagubienia, lub nadmiernego opóźnienia, któregoś z zadań. Harmonogram ułatwia planowanie. Dziennik pracy raportowanie dnia. Teczki projektów grupują zadania, przez co również przełożony ma klarowny widok na wszystkie projekty oraz zadania skierowane do poszczególnych pracowników, bez potrzeby wykonywanie telefonów. System Ingenes ma również inne mechanizmy pozwalające na współdzielenie dokumentacji i zwiększenie komfortu realizacji prac wspólnie — poprzez właściwą komunikację.
12 622 06 50
