System zarządzania dokumentami (inaczej system DMS) to nieocenione narzędzie informatyczne, które znacząco ułatwia funkcjonowanie przedsiębiorstw. Dzięki niemu pliki pochodzące z wewnątrz, jak i z zewnątrz firmy są odpowiednio uporządkowane i sklasyfikowane, a także dostępne do szybkiej edycji. Program oferuje wiele różnorodnych możliwości, które bez wątpienia usprawniają pracę. Czy warto jednak wprowadzać go do przedsiębiorstwa? Jakie są zalety systemów DMS i korzyści z nich płynące? Jakie wady narzędzia mogą zniechęcać do jego wdrożenia?
System zarządzania dokumentami – zalety i korzyści
DMS, czyli oszczędność i kontrola czasu
Jedną z największych zalet systemów DMS jest bez wątpienia ogromna oszczędność czasu. Program pozwala bowiem na szybkie dodawanie do niego plików poprzez ich automatyczny import ze skanera. Automatyzacji ulega również praca z drukami elektronicznymi, co znacząco usprawnia działanie firmy. System zarządzania dokumentami wpływa również pozytywnie na proces organizacji zadań. Ma bowiem wbudowaną możliwość przypisania konkretnego użytkownika do odpowiedniego etapu pracy, dzięki czemu pracownicy są na bieżąco informowani o aktualnych obowiązkach i wiedzą, do kogo mogą się zgłosić po dodatkowe informacje.
Zalety systemów DMS to także bezpośrednia kontrola czasu spędzanego przez użytkowników na wykonywaniu określonych czynności. Program oferuje bowiem dokładne analizy godzin poświęconych na pracę nad danym dokumentem. Dzięki temu przedsiębiorca może z łatwością ocenić zaangażowanie i kompetencje zatrudnionych oraz mieć pewność, że wywiążą się oni terminowo ze swoich obowiązków.
Dogodność użytkowania w zarządzaniu dokumentami
System DMS to program, który charakteryzuje się również wygodą użytkowania. Można bowiem z niego korzystać w dowolnym miejscu z dostępem do Internetu, dzięki czemu jest narzędziem przyjaznym dla osób pracujących zdalnie. System zarządzania dokumentami pozwala także na pełną obsługę korespondencji przedsiębiorstwa, dzięki znacząco usprawnia proces komunikowania się z kontrahentami. Listy i wiadomości z poczty elektronicznej można przeglądać poprzez aplikację kliencką zainstalowaną na stacjonarnym sprzęcie w firmie lub przeglądarkę w przypadku wersji webowej.
Oprócz powyższych korzyści, system DMS oferuje również stały dostęp do aktualnego statusu zarejestrowanych dokumentów. Wysyła także specjalne przypomnienia o plikach wymagających edycji czy zatwierdzenia. Dzięki temu pozytywnie wpływa na pracę użytkowników, pozwalając im na łatwą orientację w programie i płynną kontrolę obiegu druków.
Obniżone koszty i ochrona danych
Zalety systemów DMS to także znacząca redukcja kosztów związanych z przechowywaniem papierowych dokumentów. Z racji tego, że pliki archiwizowane są w wersji elektronicznej, przedsiębiorstwo nie musi już przechowywać większości wydruków, co pozwala na zmniejszenie bałaganu w miejscu pracy, ogromną oszczędność pieniędzy i przestrzeni w biurze. System DMS to także gwarancja najwyższej ochrony zawartości dokumentów. Dzięki wersjonowaniu dokumentów oraz ich digitalizacji na wczesnym etapie obiegu pozwoli uniknąć ich zniszczenia czy zagubienia.
System zarządzania dokumentami – wady i utrudnienia
Wysokie koszty instalacji oprogramowania DMS
System DMS bez wątpienia posiada wiele zalet, dzięki czemu jest narzędziem doskonale sprawdzającym się w różnego rodzaju firmach. Program ten ma jednak także pewne wady, które mogą okazać się sporym utrudnieniem dla przedsiębiorców. Pierwszą z nich są spore początkowe koszty wdrożenia systemu. Poniesione wydatki szybko się zwracają, jednak mogą być niedogodnością dla właścicieli działalności gospodarczych, którzy zmagają się z problemami finansowymi. Rozwiązaniem jest tutaj sprzedaż ratalna lub możliwość korzystania z aplikacji w chmurze. Obydwie te możliwości daje Ingenes.
Potrzeba dodatkowej ochrony danych i odpowiedniej konfiguracji dostępu
Innym problemem związanym z systemem zarządzania dokumentami jest konieczność zainwestowania w dodatkową ochronę danych. Należy także często sporządzać kopie zapasowe plików znajdujących się w programie. Narzędzie informatyczne ograniczają możliwości techniczne komputera – jego awarie mogą doprowadzić do utraty zapisanych na dysku zasobów. Skutecznym rozwiązaniem jest tworzenie regularnych backupów oraz zastosowanie serwerów lustrzanych. Na obu z nich przechowywane są te same dane i oprogramowanie. W przypadku awarii jednego z nich drugi nadal będzie działał, zapewniając ciągłość pracy przedsiębiorstwa.
Warto jest również odpowiednio skonfigurować dostęp i uprawnienia użytkowników do druków zarejestrowanych w systemie. Dzięki temu zmniejszy się ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych.
Konieczność poznania zasad przechowywania druków
Decydując się na wdrożenie systemu DMS warto również pamiętać o tym, że nie zlikwiduje on całkowicie problemu nadmiernej ilości papierowych dokumentów. Obecne prawo w Polsce nie przewiduje bowiem możliwości ich pełnej zamiany na elektroniczne odpowiedniki, choć z każdym rokiem sytuacja się poprawia.
Instalacja programu wymaga tym samym także dokładnego zapoznania się z aktualnymi zasadami przechowywania druków. System workflow pozwala prowadzić ewidencję, które dokumentu papierowe można już zniszczyć, a których nie wolno. Pozwoli to na uniknięcie omyłkowego zlikwidowania potrzebnego pisma.
Jednocześnie pozwala szybko zorientować się odnośnie fizycznej lokalizacji dokumentu papierowego oraz podejrzeć jego wersję zdigitalizowaną.
System zarządzania dokumentami – podsumowanie
Systemy DMS to wielofunkcyjne narzędzia, które znacząco usprawniają pracę przedsiębiorstwa. Dzięki nim wykonywanie określonych obowiązków trwa krócej, a znajdowanie plików staje się dużo łatwiejsze. Choć narzędzia tego typu mają kilka wad, zdecydowanie warto wdrożyć je w firmie. Związane z nimi korzyści pozwolą bowiem na osiąganie lepszych wyników. Dzięki temu przedsiębiorstwo pozytywnie wyróżni się na tle konkurencji oraz usprawni pracę swoim pracownikom.
12 622 06 50
