Odpowiedni przebieg procesów biznesowych ma bardzo duże znaczenie dla każdej organizacji niezależnie od jej wielkości. Dzięki temu przedsiębiorstwo zyskuje szansę na nieustanny rozwój. Dlatego powinny być one dobrze zaplanowane, a także częściowo zautomatyzowane. Jednakże menadżerowie bardzo często o tym zapominają. Jest to duży błąd! Sprawdź zatem jakie są fazy życia procesu biznesowego i na czym polega jego każdy etap.
Projektowanie i modelowanie jako element rozpoczynający fazy życia procesu biznesowego
Na początku potrzebny jest projekt, który będzie prezentował ścieżkę procesu, obowiązujące przepisy, a także czynniki mające wpływ na jego przebieg i czas realizacji. W przypadku już istniejących mechanizmów nowe inicjatywy mogą uwzględniać takie czynniki jak przepływ danych między członkami załogi a systemem i odpowiadać na modyfikacje dotyczące przepisów prawnych, konkurencji lub rynku. W dalszej kolejności przychodzi czas na modelowanie, a więc przygotowanie formalnego opisu schematu.
Wykonanie, czyli kolejny czynnik wchodzący w skład fazy życia procesu biznesowego
Po pracach związanych z projektowaniem i modelowaniem procesu następuje wykonanie zgodnie z harmonogramem. W tej fazie menadżerowie podejmują decyzję dotyczącą tego, w jaki sposób zadania mają przebiegać. Gdy organizacja pragnie częściowo zautomatyzować działanie przy pomocy specjalnego programu, to jest to właściwy moment na implementację i wdrożenie. System, który ma tutaj zastosowanie nosi nazwę workflow. Pojęcie to oznacza przepływ informacji między różnymi obiektami, które uczestniczą w jej przetwarzaniu. W węższym ujęciu jest to przemieszczanie dokumentów od pracownika do innego członka załogi pracującego nad danym projektem.
Zbieranie informacji na temat przebiegu procesu biznesowego
Realizacja zadań wymaga systematycznej monitorowania. Wiadomości dotyczące przebiegu cyklu będą specyficzne dla każdego procesu. Kontrola pozwala na szybkie wyłapanie nieprawidłowości, a także podjęcie działań umożliwiających wyeliminowanie błędów. Dzięki temu istnieje większe prawdopodobieństwo, że będzie on lepiej dostosowany do potrzeb konkretnej firmy i pozwoli osiągnąć zaplanowane rezultaty.
Optymalizacja procesu biznesowego jako równie ważna faza życia procesu biznesowego
Istotnym elementem procesu biznesowego jest jego optymalizacja. W tej fazie przeprowadza się analizę informacji. W dalszej kolejności na tej podstawie dokonuje się aktualizacji tak zwanych wąskich gardeł. Szuka się także możliwości i szans na zmniejszenie kosztów. Otrzymane wyniki można wykorzystać w etapie związanym z projektowaniem i modelowaniem kolejnego procesu biznesowego.
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie workflow?
Na rynku jest wiele rodzajów oprogramowania usprawniającego przebieg procesu biznesowego. Pamiętaj o tym, że nie każda opcja sprawdzi się w przypadku każdego przedsiębiorstwa. Gdy szukasz dobrego rozwiązania, uwzględnij to, że system powinien być dostosowany do potrzeb organizacji, a nie odwrotnie. Co więcej, każda firma zmienia się i dąży do nieustannego rozwoju. Dlatego dobry program workflow powinien być elastyczny i iść równolegle z podmiotem gospodarczym. Musi być zatem łatwy w modyfikacji i zgodny z aktualnymi potrzebami.
Istotne znaczenie ma również łatwa integracja z innymi systemami takimi jak ERP, CRM, czy też programami finansowo-księgowymi. Podczas wdrażania workflow ważna jest elastyczność. Dla wielu przedsiębiorstw niebagatelne znaczenie ma możliwość przeprowadzenia zmian w krótkiej perspektywie czasowej. Nie należy zapominać też o czynniku cenowym. W tym przypadku nie patrz tylko na koszt systemu, ale także wdrożenia i jego późniejszych modyfikacji. Może bowiem okazać się, że obsługa oprogramowania związana będzie z dużymi kosztami, które znacznie obciążą firmę.
Program workflow idealnie dopasowany do Twoich potrzeb
Warto nawiązać kontakt z firmą Ingenes. Proponujemy rozwiązanie pozwalające zoptymalizować i usprawnić wprowadzenie danych, a także na zatwierdzenie dokumentów. Co więcej, oferowane narzędzie doskonale sprawdzi się w dużych spółkach, jak i grupach kapitałowych. Leży także w zasięgu małych organizacji. Dzięki temu zyskasz kontrolę nad wszystkimi dokumentami, które przemieszczają się w Twojej jednostce. Ważne jest także to, że system można rozbudowywać o kolejne funkcje, w miarę jak będzie postępować rozwój firmy. Ponadto Ingenes dostarcza także skutecznych narzędzi do samodzielnego kształtowania systemu workflow.
Pamiętaj o tym, że proces biznesowy pozostawiony bez kontroli bardzo szybko straciłby na aktualności. Istotne jest także to, że każdy nawet najlepszy schemat będzie miał pewne błędy i niedociągnięcia, które warto zidentyfikować i usunąć. Brak tego zabiegu sprawi, że będą one się powielać i odsuwać firmę od osiągnięcia zamierzonego celu. Odpowiednie oprogramowanie workflow pozwoli zniwelować ten problem, usprawni całą organizację i pozwoli jej rozwinąć skrzydła. Z firmą Ingenes jest to bardzo proste! Pracownicy dostosują system do Twoich potrzeb i pomogą na każdym etapie wdrożenia. Dzięki temu wszystko przebiegnie sprawnie i z korzyścią dla Ciebie!
12 622 06 50
