Wysyłasz pracownika na pracę zdalną albo jesteś zatrudniony i musiałeś przenieść się z wykonywaniem obowiązków do domu? Choć jest to rozwiązanie, które ma wiele zalet, pojawia się pytanie, w jaki sposób raportować i weryfikować pracę na odległość. Jak powinna prawidłowo przebiegać ewidencja pracy zdalnej? Czy rząd szykuje zmiany w przepisach?
Czas epidemii to dla wszystkich bardzo trudny moment. Dotyczy to w równym stopniu życia zawodowego, jak i prywatnego. Tam, gdzie jest to możliwe, przechodzimy na pracę zdalną, która umożliwia wykonywanie obowiązków zawodowych, przy jednoczesnym ograniczaniu kontaktów międzyludzkich.
Czy ewidencja pracy zdalnej w czasie epidemii naprawdę jest potrzebna?
W tej kwestii trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Wynika to z faktu, że wszędzie tam, gdzie pojawia się czynnik ludzki, tam też pojawia się zawsze ryzyko błędu i komplikacji. Z założenia praca zdalna w czasie epidemii polega na izolacji ludzi w celu ograniczenia rozprzestrzeniania się choroby. Nie oznacza to jednak czasu wolnego! Pracownicy, którzy mogą wykonywać swoje obowiązki na odległość, zajmują się nimi w domu. Ich działania muszą być jednak w jakiś sposób weryfikowane. I właśnie w tym miejscu rodzą się pytania, jak ewidencjonować pracę zdalną.
Rozwiązanie jest w miarę proste w przypadku tych pracowników, którzy potrafią sobie narzucić dyscyplinę, która pozwala im wykonywać powierzone zadania na dotychczasowych zasadach. Te osoby wypracują sobie rytm pracy i będą mogły się wówczas rozliczać się z konkretnych działań. Takie podejście wymaga jednak od managerów przygotowania listy konkretnych zagadnień i trafnej wyceny czasowej ich wykonania, a potem weryfikacji.
Jeśli firma przygotowywała się wprowadzenia modelu SCRUMowego, jest to świetna okazja, aby przyspieszyć ten proces. Wtedy to pracownik wycenia, ile czasu potrzebuje na dane zadanie, a kierownik jedynie potwierdza harmonogram.
Jest to pierwszy i najbardziej wydajny z punktu widzenia pracodawcy, sposób ewidencji zdalnej w czasie epidemii. Co jednak w przypadku osób, które mają z tym problem lub branż, gdzie wprowadzenie rozliczenia zadaniowego nie jest możliwe?
Jak ewidencjonować pracę zdalną?
Choć praca zdalna ma wiele zalet, posiada też sporo minusów. Największy z nich dotyka osoby, którym trudno się zmobilizować do pracy w domowym zaciszu.
Wybór odpowiedniego sposobu ewidencji zależy przede wszystkim od samego przełożonego. Może on zostawić wolną rękę swoim pracownikom, ale może też starać się zachować taką samą dyscyplinę, jak w miejscu pracy.
Najprostszą formą weryfikacji, czy pracownik “odmeldował się” na stanowisku, jest lista obecności, którą można podpisać online. Do tego celu mogą posłużyć listy we współdzielonych plikach. Aby były zgodne z prawem, muszą spełniać kilka kryteriów np. pozwalać na identyfikację pracownika, posiadać archiwum zmian i backup, być dostępne dla osób upoważnionych. Często firmy stosują swoje własne programy, które ewidencjonują działania pracowników (monitorują godziny pracy tzw. time-trackery). Trzeba jednak pamiętać, aby każda karta ewidencji była zatwierdzona przez pracownika przynajmniej raz w okresie rozliczeniowym. Aby nie zostawić miejsca na niedomówienia warto, żeby podpisał własnoręcznie wydruk i odesłał go do pracodawcy.
Pomocne mogą okazać się również stałe, ustalone odgórnie, “spotkania”, na przykład wideokonferencje czy telekonferencje. Pozwalają one o jednym czasie przedyskutować bieżące sprawy i obowiązki. Bardzo popularne są też chaty, gdzie dość szybko można wymieniać informacje, otrzymać odpowiedzi na pytania czy wątpliwości do zadań. W oczywisty sposób będą one również dokumentacją tego, że pracownicy w czasie kwarantanny poświęcają czas na pracę.
Co powinna zawierać ewidencja pracy zdalnej?
Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy zatrudnionej osoby. Tradycyjna ewidencja powinna zawierać wszystkie szczegóły dotyczące godzin rozpoczęcia i zakończenia wykonywania obowiązków służbowych. Dokumentuje ona także informacje o ewentualnych nadgodzinach, dniach wolnych czy zwolnieniach lekarskich.
W przypadku pracy zdalnej nie sposób zastosować jednak tych samych schematów. Trudno bowiem wymagać od pracownika ścisłych godzin pracy zdalnej, kiedy ma on pod opieką jednocześnie dzieci i różne sprawy domowe. Choć powinien być w tym czasie w pracy, musi zostać w domu. I już samo to jest sytuacją wyjątkową.
Jeśli jest to potrzebne (np. aby zachować ciągłość pracy infolinii), można poprosić pracowników o deklaracje godzinowe, ale rozbite na mniejsze partie np. 2-3-godzinne, poprzedzielane dłuższymi przerwami. Pozwoli to pogodzić opiekę nad dziećmi, obowiązki domowe, ale też normalną pracę.
Jakie narzędzia mogą pomóc w ewidencji pracy zdalnej?
W dobie cyfryzacji praca zdalna jest znacznie łatwiejsza niż jeszcze dekadę temu. Dzięki nowoczesnej technologii możemy z powodzeniem wykonywać swoje obowiązki skutecznie i wygodnie, z dowolnego miejsca.
Aby jednak ewidencja pracy zdalnej była skuteczna, warto z góry ustalić schematy i normy postępowania w tej wyjątkowej sytuacji. W ten sposób wszyscy zainteresowani będą mogli stworzyć sobie plan działania, dzięki któremu poczują się pewniej i bezpieczniej. Dobrze jest zadbać o regularne spotkania online, które pozwolą przedyskutować bieżące problemy i sprawy do rozwiązania.
Narzędzi do wykorzystania jest bardzo wiele. Przykładem mogą być arkusze kalkulacyjne online na serwerze pocztowym. Każda zmiana jest rejestrowana i dopisana do konkretnej osoby, dlatego może być używana jako typowa lista obecności. Jednak jest to rozwiązanie nieco tymczasowe, gdy przedsiębiorstwo zostało nagle postawione w sytuacji, gdzie konieczne było przejście na pracę zdalną. Przy dużej ilości dokumentów, współdzieleniu pracy, większej liczbie osób zaangażowanych, przeciąganiu procesu, pilnych terminach, nie jest to rozwiązanie wygodne. Niekoniecznie cechuje się w pełni cyfrowym bezpieczeństwem. Wiele firm od dawna używa swoich własnych rozwiązań, stworzonych specjalnie dla nich w oparciu o specyfikę konkretnej organizacji. Dobrym przykładem jest oprogramowanie Ingenes.
Kluczowe jest jednak zachowanie stałego kontaktu ze współpracownikami oraz regularnych “spotkań”. Czasem słowo pisane (mail, lista zadań) jest niewystarczające. Dane zagadnienie lepiej wyjaśnić na przykład w formie rozmowy telefonicznej. Pozwoli to zorganizować pracę wszystkim zainteresowanym, a przy tym również uspokoi atmosferę. Dzięki dobremu planowi każda osoba pracująca zdalnie będzie mogła skupić swoje siły na prawidłowym wykonywaniu swoich obowiązków, a firma nie odczuje skutków kryzysu tak bardzo, jakby mogło to być w przypadku złej organizacji pracy w trybie home office.
12 622 06 50
