Współczesny świat zmienia się w bardzo szybkim tempie. Firmy działające na rynku muszą wprowadzać nowe rozwiązania technologiczne, gdyż w przeciwnym wypadku pozostaną w tyle z konkurencją. Czy najlepszym rozwiązaniem jest wymiana całego systemu ERP na bardziej nowoczesny? Czy każdy system ERP spełni oczekiwania? Czym się różnią? Jak dopasować rozwiązanie do firmy? W jaki sposób przeprowadzić analizę tak, aby wybór nie był chybiony? Czy konieczni są neutralni, profesjonalni doradcy? Ile to kosztuje i jak długo trwa? Wdrożenie ERP — poznaj najbardziej znane fakty i mity dotyczące systemu ERP.
Istotnym wyróżnikiem systemu ERP jest praca wszystkich działów przedsiębiorstwa na jednej bazie danych. W praktyce oznacza to, że informacje wprowadzane np. przed dział handlowy widoczne są przez użytkowników w księgowości, produkcji lub innych wydziałach. Ale czy pełny system ERP to jedyna droga do tego, aby osiągnąć ten cel? Czy na obecnym stopniu zaawansowania technologicznego rozwiązań dla firm praca na jednej bazie jest aż tak istotna? A co stanie się gdy baza “spuchnie”? W jaki sposób i jak bardzo ściśle rozwiązania różnych dostawców mogą ze sobą współpracować? Skąd obecna moda na systemy dedykowane?
System ERP to zadanie tylko dla działu informatycznego
Warto podkreślić, że odpowiednie wykorzystanie systemu w procesach organizacyjnych przynosi realne korzyści biznesowe. Dlatego wdrożenie ERP wymaga zaangażowania nie tylko działu informatycznego, ale przede wszystkim osób reprezentujących najważniejsze stanowiska w firmie. Powinni to być kierownicy, którzy nie boją się zmian i w rozwoju technologii widzą nowe szanse dla organizacji. Nierzadko okazuje się, że w dużych przedsiębiorstwach, gdzie jest wielu użytkowników systemu, to oni wkładają sumarycznie większy wysiłek i poświęcają więcej czasu niż dział IT.
Standardowy system ERP zaspokoi wszystkie potrzeby firmy
Jest to kolejny mit. System ERP nie jest produktem, które rozwiąże wszystkie problemy. Na nowy system mogą zostać przeniesione błędnie działające lub niezoptymalizowane procesy, przez co inwestycja w nowe oprogramowanie okaże się nie tylko niepotrzebna, ale wręcz, z punktu widzenia zysków i strat, szkodliwa. Czasem zakup nowego systemu nie jest niezbędny, a wiąże się z wysokim kosztem oraz dużym zaangażowaniem kluczowych osób. Decyzja o wymianie powinna być poprzedzona dokładnym audytem działania przedsiębiorstwa. Być może wiele rzeczy można poprawić poprzez przeorganizowanie firmy lub zakup prostego narzędzia uzupełniającego działanie ERP, zamiast zakupu (wymiany) całego systemu.
Dążenie do ciągłego rozwoju przedsiębiorstwa sprawia, że na tej drodze pojawiają się pewne ograniczenia. Dlatego często potrzebne są zmiany. Współczesne organizacje potrzebują oprogramowania typu CRM, Business Intelligence, BPM, DMS, Workflow i innych opcji. Dobrym pomysłem są innowacyjne narzędzia dedykowane, które poprzez “know-how” pomogą szybko budować przewagę konkurencyjną. Rozwiązania różnych dostawców często można bez większych problemów zintegrować z dotychczas działającym ERP (o ile tylko technologia ERP na to pozwala).
Dlatego też warto przeanalizować potrzeby firmy i obszary, w których system ERP się nie sprawdza lub potrzebuje usprawnienia. Dzięki temu można najlepiej dobrać dodatki do wymagań rozwijającej się firmy. Organizacje nie muszą decydować się na wymianę systemu ERP. Można wdrożyć narzędzia, które uzupełnią funkcjonujący produkt dokładnie o elementy, które pomogą jednostce poprawić jakość pracy i osiągnąć zamierzony cel. Często zdarza się, że przedstawiciele firm obawiają się, że nowe rozwiązania technologiczne nie będą dobrze współpracowały z istniejącym modułem. Warto podkreślić, że obecne narzędzia integrują się pod tym względem bardzo dobrze.
Najlepszy okres na dokonanie zmiany i wdrożenie systemu ERP to przełom roku
To stwierdzenie także nie jest zgodne z rzeczywistością. Taki plan bardzo często się nie sprawdza. Warto podkreślić, że w praktyce jest to bardzo duża zmiana w niekorzystnym dla działu księgowości okresie. Wszyscy wówczas zamykają stary rok. Stawianie pierwszych kroków z nowym narzędziem w takim czasie raczej nie jest wskazane. Start systemu w pierwszych dniach roboczych nowego roku oznacza, że największa intensywność działań przypada na czas, gdy myśli człowieka krążą po zupełnie innym torze. Wiele osób planuje w tym czasie także dłuższy urlop. Dlatego też zmiana związana z systemem ERP powinna odbyć się w okresie posezonowym dla konkretnej branży. Wówczas jest więcej czasu na wszelkie szkolenia. W tej sytuacji jest zdecydowanie mniejsze niebezpieczeństwo wystąpienia błędów.
Z systemu ERP będzie zadowolony każdy pracownik
Taka sytuacja niestety nie nastąpi od samego początku. Warto podkreślić fakt, że zatrudnieni przyzwyczajeni są do schematów, które wykonują od lat. Zapowiedź zmian przeważnie nie wiąże się z entuzjazmem. Pracownicy bardzo często obawiają się, że rezultatem takiego działania może być dołożenie im kolejnych zadań, konieczność poświęcania czasu na szkolenia, tym samym mniej czasu na wypełnianie codziennych obowiązków lub redukcja etatów. Przed wdrożeniem systemu bardzo często nie widzą realnych korzyści. Zdarza się także, że po pojawieniu się nowych rozwiązań nie są pozytywnie nastawieni. Musi minąć trochę czasu, zanim przyzwyczają się do modyfikacji i zobaczą, że praca przebiega znacznie sprawniej. Niestety najczęściej także zostaje pewna grupa niezadowolonych osób, które w wyniku systemu stracili coś ważnego, a mianowicie bycie osobą niezastąpioną.
Wdrożenie systemu ERP kończy się wraz z podpisaniem protokołu odbioru końcowego
Protokół odbioru końcowego jest to dokument potwierdzający, że zrealizowano założenia systemowe umieszczone w analizie powdrożeniowej. Potwierdza również, że doszedł do skutku start systemu. Na jego podstawie uznaje się, że wprowadzono rozwiązanie technologiczne i rozpoczęła się eksploatacja.
Warto także zainwestować w audyt powdrożeniowy, który pokaże niewykorzystany potencjał narzędzia. Co więcej, zaprezentuje również obszary, które wymagają dodatkowych szkoleń. Audyt przeprowadza się po upływie około 9 miesięcy od startu systemu ERP. W tym czasie zatrudnieni zbiorą wystarczająco dużo doświadczenia. Będą mogli zatem zdecydowanie lepiej zidentyfikować potrzeby związane z dalszym udoskonaleniem oprogramowania.
Jakie są podstawowe korzyści z wdrożenia systemu ERP?
Priorytetowym celem systemu klasy ERP jest optymalizacja kosztów przez możliwość ich śledzenia w rozbiciu na określone miejsce ich powstawania. Co więcej, organizacja zyskuje także lepszą płynność finansową przez śledzenie płatności, należności i zobowiązań. Poprawia się współczynnik rotacji zapasów i materiałów w magazynach. System pozwala także na krótko i długoterminowe planowanie, na podstawie danych historycznych i pochodzących z rynku. Zaletą jest łatwiejsze wprowadzenie informacji. Ponadto warto liczyć na większe uporządkowanie, a także ujednolicenie przepływu danych dla całej firmy.
Czy jednak wydatek na pewno jest uzasadniony? Wiele istotnych korzyści można osiągnąć poprzez optymalizację procesów oraz różnego typu narzędzia — dodatki, zdecydowanie tańsze niż ERP, doskonale z nim zintegrowane i usprawniające konkretne, wybrane obszary, w których niedomaga.
12 622 06 50
