Sprawne odszukiwanie informacji i potrzebnych dokumentów to podstawa. Niestety pracownicy firm często mają z tym kłopot. Badania przeprowadzone przez specjalistyczne instytucje pokazują, że członkowie zespołów poświęcają około 20 do 35 procent dnia pracy na szukanie informacji. Nie przekłada się to jednak na odnoszenie sukcesów. Zdarza się tak tylko w mniej niż 50 procent przypadków. Cechą charakterystyczną współczesnej rzeczywistości jest rosnąca ilość danych. Dlatego dostęp do tych właściwych nie jest taki prosty. Ma on jednak duże znaczenie, jeśli chodzi o rozwój, a także poprawę produktywności przedsiębiorstw. Sprawdź, jak usprawnić globalne wyszukiwanie dokumentów, aby przełożyło się to na sukces organizacji.
Dlaczego wyszukiwanie pełnotekstowe jest tak istotne dla każdego przedsiębiorstwa?
Wyszukiwanie pełnotekstowe wykorzystuje algorytmy, które pozwalają bardzo sprawnie dotrzeć do potrzebnych danych, a także przeglądać dokumenty według słów kluczowych. Dzięki temu bez kłopotu można znaleźć pojedynczy dokument przechowywany na komputerze lub zbiór w pełnowartościowej bazie. Skraca to znacznie czas poświęcany na zapoznanie się z ważnymi wiadomościami i pozwala skupić się na najważniejszych kwestiach w firmie. Przekłada się to na większą produktywność załogi.
Globalne wyszukiwanie dokumentów to ograniczenie kosztów w firmie
Statystyki pokazują, że około 20 procent informacji, jakimi dysponuje standardowa organizacja, występuje w formie strukturyzowanej. Natomiast pozostała część, a więc 80 procent to różnego rodzaju notatki, zapiski, dokumenty i nieuporządkowane pliki. Jest to ogromny potencjał, który trzeba wykorzystać. Przeniesienie tego do systemu informatycznego pozwoli nie tylko zapanować nad chaosem, szybciej dotrzeć do wiedzy, wykorzystać potencjał pracowników, ale także ograniczyć koszty. Stosy papierowych dokumentów to bardzo duży wydatek dla typowego przedsiębiorstwa. Co więcej, jest to także niekorzystne dla środowiska naturalnego. Rozwiązania informatyczne dla firm to wymóg XXI wieku.
Globalne wyszukiwanie dokumentów a wymogi RODO
Dziś ochrona danych osobowych ma bardzo duże znaczenie. Dlatego firmy czynią ogromne starania, aby spełnić wymagania RODO. Wyszukiwanie pełnotekstowe znacznie ułatwia to zadanie, szczególnie jeśli chodzi o prawo do przenoszenia danych (art. 20) i usunięcia informacji (art. 17 i 19). Rozwiązania informatyczne dla firm związane z globalnym wyszukiwaniem dokumentów pozwolą sprawnie dotrzeć do kontaktu, wyeksportować go, a także znacznie szybciej usunąć z bazy.
Odpowiednia technologia wyszukiwania pełnotekstowego jako czynnik zwiększający produktywność organizacji
Rynek oferuje wiele rozwiązań w zakresie wyszukiwania pełnotekstowego. Najważniejsze to zainwestować w dobry produkt dopasowany do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Nawiązując współpracę z firmą Ingenes możesz uzyskać rozwiązanie, które pozwoli skutecznie podnieść efektywność procesów biznesowych.
Oferujemy technologię umożliwiającą odnalezienie potrzebnych treści w archiwum. Do dyspozycji użytkownik otrzymuje zestaw filtrów, kreator wyszukiwania zaawansowanego jak i globalne przeszukiwanie formularzy, które działa podobnie do wyszukiwarki internetowej. Po wpisaniu konkretnej frazy pojawia się lista dokumentów, które spełniają kryteria. Istotne jest to, że działanie systemu jest sprawne i intuicyjne.
Co więcej, we współczesnych jednostkach oczekuje się nie tylko odszukania konkretnych informacji, ale także powiązania ich z innymi dokumentami pochodzącymi z różnych źródeł. W tym także tkwi wartość systemu oferowanego przez Ingenes. Można stosować zarówno E-Teczki, jak i szybko łączyć ze sobą dowolne, pojedynczne dokumenty.
Globalne wyszukiwanie dokumentów — efektywne wdrożenie systemu w firmie
Największym udogodnieniem związanym z uruchomieniem wewnątrzfirmowej wyszukiwarki jest znaczne podniesienie efektywności, jeśli chodzi o elektroniczny obieg dokumentów. Ponadto wdrożenie rozwiązania proponowanego przez przedsiębiorstwo Ingenes nie wymaga wielkiej ingerencji w środowisko IT czy specjalistycznych szkoleń. Bardzo szybko stanie się ono nowym narzędziem, do którego członkowie załogi prędzej czy później po prostu się przyzwyczają. Szczególnie gdy odkryją, że system znacznie skraca czas, jaki do tej pory poświęcali na znalezienie niezbędnych wiadomości, informacji, umów i innych treści.
Coraz częściej w przedsiębiorstwach potrzebne są rozwiązania informatyczne dla firm, które nie tylko dostarczą odpowiedzi na postawione odgórnie pytania, ale także znacznie ułatwią stawianie pytań. Pomogą szukać zależności między danymi pochodzącymi z różnych źródeł. Globalne wyszukiwanie dokumentów to wspaniałe rozwiązanie tych potrzeb. To niezwykle dobre narzędzie wspierające działy marketingu, księgowości, sprzedaży, administracji i wiele innych, a także elektroniczny obieg dokumentów. Pomoże skutecznie funkcjonować firmie jako całości. Dlatego im szybciej zdecydujesz się na wprowadzenie tych zmian, tym lepiej. Dzięki współpracy z firmą Ingenes jest to niezwykle proste. Wybierz rozwiązanie, które zwiększy produktywność Twojego zespołu, co tym samym przełoży się także na sukces organizacji. Wykorzystaj w pełni wiedzę, która znajduje się w Twoim przedsiębiorstwie i bądź o krok dalej niż konkurencja!
12 622 06 50
