Obecnie w świecie biznesu można natknąć się na różne sposoby zarządzania personelem. Wiele osób spotkało się zapewne z terminem „system workflow”. Jednakże niewielka grupa w pełni zdaje sobie sprawę, czym właściwie ten proces się wyróżnia. Dlatego warto bliżej spojrzeć na ten temat. Sprawdź, zatem czym jest i dlaczego warto wprowadzić technikę do organizacji.
System workflow — co to jest ?
Workflow to system kierowania zasobami ludzkimi, w którym menadżerowie jednostki rozdzielają czynności, uwzględniając tym samym ustalone z góry wytyczne i kompetencje. W praktyce osoba zatrudniona otrzymuje od zwierzchnika zadanie do realizacji, ale nie musi znać jego istoty w szerszym ujęciu całej struktury.
System workflow to inaczej przepływ pracy. Gdy spojrzysz na ten aspekt z perspektywy przedsiębiorstwa jako całości, jawi się on jako przepływ danych pomiędzy różnymi obiektami, które dokładają swój udział w przetwarzaniu tych informacji. Natomiast bardziej szczegółowo jest to po prostu wymiana informacji między pracownikami.
Jak to wygląda, jeśli chodzi o procesy komputerowe?
System workflow z uwzględnieniem procesów komputerowych można rozumieć jako automatyzację powiązań biznesowych. Przyczynia się ona do bardzo sprawnego przekazywania dokumentów i poleceń od jednego współpracownika do kolejnego z wykorzystaniem konkretnych procedur. Oprogramowanie workflow pomoże załodze lepiej zrozumieć pełnione funkcje w przetwarzaniu informacji.
Jakie są podstawowe elementy systemu workflow?
W celu lepszego zrozumienia workflow warto wyróżnić składniki, które stanowią część tej procedury. Najważniejszym terminem jest konkretne zadanie. W obrębie zadania jest aktywność. Może mieć ona formę manualną lub automatyczną. Pierwsza świadczona jest przez członka zespołu, natomiast druga przez system. Ostatnim elementem jest tranzycja. Jest to termin, pod którym ukrywają się warunki, jakie należy spełnić, aby doszło do sprawnego przemieszczania się z jednej aktywności do następnej.
Z jakich etapów składa się system workflow?
Zarządzanie z uwzględnieniem workflow składa się z kilku etapów. Na początku potrzebne są decyzje związane z zaangażowaniem zasobów ludzkich, wyróżnienia cech charakterystycznych projektu, a także podziału obowiązków. Później przychodzi oczywiście czas na wdrożenie.
Po wdrożeniu systemu i przeszkoleniu personelu z jego obsługi możemy przystąpić już do konkretnych zadań. W tym przypadku oprogramowanie workflow udostępnia członkom aktywności do realizacji. Na każdym etapie system sprawdza warunki na tranzycjach i podejmuje postanowienia dotyczące następnych aktywności (przebiegu ścieżki)i.
Dlaczego zatem warto wprowadzić system workflow do organizacji?
System workflow usprawnia pracę. Dzięki temu wszystko przebiega szybciej. Wiele zadań realizowanych jest automatycznie. W rezultacie firma oszczędza czas i środki finansowe. Dobrze dopasowane do jednostki oprogramowanie workflow bez wątpienia wpłynie na korzystniejsze rozdzielenie czynności między członkami załogi. Istnieje większe prawdopodobieństwo, że trafią one od razu do właściwego człowieka. Dlatego można liczyć na szybszą realizację całego procesu workflow, jeśli chodzi o wykonanie projektu.
Ponadto odpowiednie rozwiązanie workflow bardzo dobrze powiąże ze sobą działy, nawet te znajdujące się w różnych częściach kraju. Co więcej, możesz także liczyć na dużo sprawniejsze pokonywanie problemów. Dasz zatem szansę swojej firmie na szybszy rozwój i łatwiejsze osiąganie postawionych celów.
Jakie oprogramowanie workflow należy wybrać?
Przy wyborze odpowiedniego oprogramowania workflow zwróć uwagę na trzy zasadnicze kwestie, a więc relację funkcjonalności do ceny, model biznesowy producenta oprogramowania i dojrzałość systemu. Pierwszy jest raczej oczywisty. Największe znaczenie ma drugi element. W tym przypadku trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, czy cała wiedza zamknięta jest w przedsiębiorstwie, które wytworzyło dane oprogramowanie? Czy system może być wdrożony wyłącznie przez dystrybutorów? Wynika to z tego, że podstawowym założeniem systemu workflow jest jego nieustanny rozwój. W procesie aplikacji, z której się korzysta, warto mieć swój udział. Twórca systemu powinien być otwarty na pojawiające się nowe potrzeby swoich klientów.
Natomiast pod pojęciem dojrzałości systemu kryje się ilość wdrożeń i czas działania systemu we wszystkich korzystających firmach. Bardzo duże znaczenie ma tutaj poziom zaawansowania powiązań, które obejmuje konkretne oprogramowanie. Pamiętaj także o tym, że im więcej różnych wdrożeń wykonał producent systemu, tym z większą liczbą problemów musiał sobie poradzić. Dlatego dysponuje większym doświadczeniem biznesowym. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że produkt sprawdzi się także w Twojej organizacji.
Poszukując najlepszych rozwiązań warto nawiązać współpracę z firmą Ingenes. Dysponujemy bardzo dużym doświadczeniem na rynku. Działamy od roku 1995. Przedstawimy Ci różne opcje dla tego samego procesu i pomożemy dobrać tą, która najlepiej sprawdzi się w twojej firmie. Dzięki temu usprawnisz procesy zachodzące w przedsiębiorstwie, zadbasz o lepsze rozdysponowanie zadań. Twoi pracownicy znacznie lepiej zrozumieją swoją rolę i tym sposobem dasz sobie większą szansę na sukces.
12 622 06 50
