Tabele kompetencji pracowników

Współczesność stawia przed nami wiele nowych wyzwań. Związane są one nie tylko z postępem cywilizacyjnym, ale także z wydarzeniami z kraju i ze świata, które zmieniają nasze dotychczasowe spojrzenie na codzienne sprawy. Jednym z takich “przewrotów” była z pewnością pandemia, która poważnie zakłóciła ustalony rytm i stosowane dotychczas schematy działania. Miała ona ponadto wpływ na wiele aspektów naszego życia, w tym również na to, jak pracujemy i jak jesteśmy rozliczani z wykonywanych obowiązków. Dla wielu z nas oznaczało to konieczność pracy zdalnej, często bardzo trudnej do późniejszej weryfikacji. Na szczęście obecnie dysponujemy lepszymi narzędziami, które pozwalają usprawniać oraz lepiej zarządzać zespołem. Przykładem mogą być tabele kompetencji pracowników — idealna funkcjonalność w każdym przedsiębiorstwie.

Tabele kompetencji pracowników

Badanie kompetencji pracowników, czyli człowiek uczy się przez całe życie

Zdobycie satysfakcjonującej pracy to często ogromne wyzwanie. Nie tylko musimy bowiem znaleźć odpowiednie dla nas stanowisko, ale również spełnić określone oczekiwania pracodawców. Gdy to się uda, wiele osób spoczywa na laurach, funkcjonując w przekonaniu, że zadanie zostało wykonane. Tymczasem to nieustanny rozwój, a także poprawa istniejącego systemu, sprawiają, że firma czy przedsiębiorstwo prawidłowo się rozwijają i są skuteczne w swoich działaniach.

Wiadomo przecież, że za każdą firmą stoją ludzie i to od nich zależy przede wszystkim, w którą stronę pójdzie i jaki kształt przyjmie dana jednostka organizacyjna. W tym celu tworzy się różnego rodzaju narzędzia, które mają za zadanie nie tylko motywować, ale jednocześnie rozliczać i sprawdzać jakość oraz efektywność wykonywanych przez nich obowiązków służbowych.

Tabele kompetencji pracowników — do czego mogą się przydać?

W większości przypadków w wielu działach HR funkcjonują skuteczne i dobrze opracowane metody selekcji pracowników. Z ich pomocą pracodawcy badają, czy dana osoba sprawdzi się na obsadzanym stanowisku. Należy jednak uświadomić sobie, że na tym nie kończy się konieczność testowania możliwości oraz kompetencji zatrudnionych. Potrzeba analizy trwa nieustannie przez cały okres pracy danej osoby i wykonywania przez nią wskazanego zakresu obowiązków. Wynika ona z różnych zmian i modyfikacji, których doświadczamy w toku pracy.

Analiza kompetencji pracowników pozwala na bieżąco sprawdzać oraz weryfikować ich umiejętności. Jest to często konieczność podyktowana różnymi modyfikacjami, takimi jak zmiana stanowiska pracy czy poszerzenie dotychczasowego zakresu obowiązków. Zdarza się również, że w danej osobie odkrywamy zupełnie nowy potencjał, który można wykorzystać w działalności przedsiębiorstwa. Aby jednak móc go dostrzec, należy wypraktykować metody, które pozwolą odkrywać i pielęgnować możliwości zatrudnionych w firmie osób.

Tabele kompetencji pracowników

Matryca kompetencji pracownika — na czym polega?

Aby zebrać dane w najprostszy możliwy sposób, najlepiej sprawdzi się tabela lub inne rozwiązanie graficzne. Jest ono najbardziej obrazowe, a tym samym bardziej efektywne. Pozwala także na bieżąco uzupełniać informacje personalne.

Tabele kompetencji pracowników umożliwiają zebranie w jednym miejscu informacji dotyczących pracowników: ich umiejętności oraz mocnych stron. Jednocześnie pozwala ona wskazać te aspekty, które wymagają poprawy i bardziej wytężonej pracy. Oczywiście tego rodzaju narzędzie zbiera tylko takie dane, które odpowiadają specyfice działalności organizacji albo mogą okazać się w niej przydatne. Ustalenie szczegółowych elementów takiej matrycy jest kwestią indywidualną i zależy w dużej mierze od wewnętrznych ustaleń między zatrudnionymi osobami a pracodawcą.

Jak powinna wyglądać matryca kompetencji pracowników?

Aby zwiększyć obrazowość tego narzędzia, najlepiej wykorzystać klasyczną tabelę, w której znajdzie się miejsce na zbiór wszystkich pracowników oraz na wybrane kategorie i umiejętności. Ich poziom można oznaczyć na kilka sposobów. Mogą to być cyfry, procenty lub kolory czy symbole. Warto jednak postawić w tym wypadku na proste rozwiązania, które z pewnością ułatwią późniejszą analizę oraz odczytywanie wyników. Pozwolą także w razie potrzeby szybko sprawdzić konkretną informację.

Najważniejszą cechą matrycy jest jej czytelność. Powinna być ona skonstruowana w sposób prosty i przejrzysty, aby w dowolnym momencie można było uzyskać potrzebną informację. Co więcej, powinna zawierać ona tylko te dane, które mogą okazać się przydatne w zarządzaniu konkretnym zespołem.

Tabele kompetencji pracowników

Zalety wykorzystania tabeli kompetencji pracowników

Podstawową korzyścią płynącą z prowadzenia tabeli kompetencji pracowników jest z jednej strony gromadzenie, a z drugiej szybka identyfikacja, w razie potrzeby, wymaganych informacji. Podobne narzędzie porządkuje także na bieżąco rozwój oraz usprawnianie zdobywanych umiejętności przez pracownika. Dzięki niemu możemy monitorować, na jakim etapie znajdują się nowe zdolności zatrudnionych osób. Co więcej, jeśli w danej firmie przeprowadza się okresowe oceny pracowników, zebranie takich danych w jednym miejscu może znacząco wpłynąć na efektywniejsze przeprowadzenie całego procesu.

Ustalenie kompetencji pracowników może pomóc w różnych sytuacjach związanych z funkcjonowaniem danej jednostki organizacyjnej. Może przydać się wówczas, gdy przełożony zastanawia się, komu powierzyć nowe zadanie. Może pomóc także dopasować system szkoleń czy dedykowane wsparcie w zakresach wymagających dodatkowych działań ze strony pracodawców.

Tabele kompetencji pracowników pozwalają ponadto spojrzeć na pracownika z perspektywy. Kompleksowo ujmują wszystkie jego umiejętności potrzebne do pracy na danym stanowisku. Systematyczne prowadzenie takiej dokumentacji umożliwia śledzenie rozwoju zatrudnionej osoby. Co więcej, takie narzędzie pozwala porównywać kompetencje poszczególnych osób. Może okazać się to przydatne, kiedy pojawi się konieczność zastąpienia danego pracownika (na przykład podczas urlopu zdrowotnego).

Zbiór szczegółowych informacji to doskonałe narzędzie, które może zwiększać skuteczność i efektywność działania przedsiębiorstwa lub innej jednostki organizacyjnej. Działa on zarówno na poziomie personalnym, jak i pozwala się odnieść do funkcjonowania całego zespołu. Rozwiązanie to poleca się szczególnie w dużych firmach, w których przepływ informacji nie zawsze jest w pełni płynny. Pozwala także szybko sprawdzić potrzebne szczegóły, bez konieczności uruchamiania czasochłonnej drogi formalnej.

Tabele kompetencji pracowników

W jaki sposób zwiększyć skuteczność tabeli kompetencji pracowników?

Aby matryca kompetencji pracowników działała sprawnie i spełniała swoją funkcję, należy prowadzić ją systematycznie. W zależności od specyfiki działania przedsiębiorstwa można ustalić przedziały czasowe, w których przeprowadza się aktualizacje. Pozwolą one zbierać dane na bieżąco. Ważne jest również to, aby umieszczane w tabeli szczegóły były zawsze przedyskutowane wcześniej z zainteresowanymi osobami. W przeciwnym wypadku może dojść do kwestionowania zgromadzonych informacji, a w konsekwencji nawet do spadku morale czy wydajności pracy.