Karty działań korygujących

Współczesny rynek pracy stawia przed nami zupełnie nowe wyzwania. Pojawiają się one nie tylko przed pracodawcami, ale również przed pracownikami. Poszczególne zespoły muszą sprostać zmieniającym się realiom, ale także budować swój wizerunek, oparty na nieustannym rozwoju i naprawianiu błędów. W tym celu tworzy się różnego rodzaju narzędzia, które służą uzyskiwaniu informacji na temat procedur oraz wykonywanych przez zatrudnione osoby obowiązków. Jednym z nich są karty działań korygujących.

Karty działań korygujących

Analiza działań oraz kompetencji pracownika

Wiadomo nie od dziś, że każdy pracownik ma zarówno swoje przywileje, jak i obowiązki. Realizacji tych pierwszych pilnuje przede wszystkim on sam. Tymczasem z tego, w jaki sposób wykonuje on swoje obowiązki, rozliczają go powołane do tego osoby (bezpośredni przełożeni lub kierownik). Zasada ta obowiązuje od bardzo dawna i stosuje się ją niemal na każdym stanowisku. To, co jednak uległo zmianie, to fakt, że oprócz wskazania ewentualnych błędów czy potknięć, bardzo ważny jest jednocześnie sposób ich naprawy w przyszłości.

Wskazanie, a następnie analiza popełnionych błędów mają kluczowe znaczenie w procesie samorozwoju danego pracownika. Ważne jest bowiem nie tylko zauważenie nieprawidłowości, ale również eliminacja “usterki”, która zaowocuje jeszcze lepszą i efektywniejszą pracą w przyszłości. Dotyczy to także wad proceduralnych, niezależnych od zaangażowania personelu.

Aby jednak móc na bieżąco przeprowadzać badanie jakości podczas wykonywania służbowych obowiązków, należy opracować, a następnie wdrożyć system, który na to pozwoli. Skuteczne narzędzie badające sposób naprawiania dostrzeżonych nieprawidłowości może wpłynąć na codzienne funkcjonowanie całego zespołu, a nawet szerzej — całego przedsiębiorstwa.

Karty działań korygujących — na czym polegają?

Współcześnie coraz częściej stosuje się karty działań korygujących, jako sposób przedstawienia metody poradzenia sobie z wyeliminowaniem nieprawidłowości. Narzędzie to pozwala przełożonemu lub innej powołanej do tego osobie sprawdzić, na ile pracownik uświadomił sobie wystąpienie błędu i czy będzie potrafił pozbyć się go w przyszłości.

Wbrew pozorom analiza tych informacji ma kolosalne znaczenie. Każdy z nas popełnia bowiem błędy lub widzi nieprawidłowości w ustalonych wcześniej procedurach. Jednak dopiero wyciągnięcie z nich wniosków może wpłynąć na jakość naszej pracy. Temu służą właśnie karty działań korygujących.

Karty działań korygujących

Jakie informacje powinna zawierać karta działań korygujących i zapobiegawczych?

Forma poszczególnych narzędzi korygujących może nieznacznie różnić się od siebie w poszczególnych jednostkach. Warto jednak wiedzieć, że istnieje norma ISO 9001 Auditing Practices Group, która dokładnie precyzuje, jak powinna wyglądać taka karta.

Podstawowe informacje, jakie powinna zawierać, to dowód z przeprowadzonej analizy działań pracownika, określenie wymagań poddawanych badaniom oraz dokładny opis niezgodności. Zebranie wszystkich danych pozwala nie tylko zauważyć błąd, ale jednocześnie umożliwia zwiększenie skuteczności na przyszłość. Warto jednak zwrócić uwagę, że niektórzy audytorzy wskazują na jeszcze jedną potrzebną informację, którą zawrzemy w karcie. Chodzi o ustalenie konsekwencji, jakie może wywołać dana nieścisłość. Należy tu uwzględnić zarówno skutki dla miejsca pracy, jak i dla osób zaangażowanych w wykonywane obowiązki. Co więcej, niektóre sytuacje będą obejmowały nawet klientów czy kontrahentów. Ważne jest bowiem to, aby analiza błędu była możliwie najbardziej rzeczowa i kompleksowa. Dopiero w takiej formie karta będzie kompletna i pomoże przełożonym realizować zamierzone cele i zadania.

Jak cechy powinna mieć karta działań korygujących i zapobiegawczych?

Do wykonania kart działań korygujących w danej jednostce organizacyjnej z powodzeniem możemy wykorzystać istniejące już schematy i szablony. W przypadku tego narzędzia najważniejszy jest jednak nie wzór, a konkretne informacje. Analiza danej nieścisłości powinna być przede wszystkim wyczerpująca. Powinna ujmować wszystkie aspekty danej sprawy, włącznie z zaangażowanymi osobami. Co ważne, w karcie nie mogą znaleźć się jednak konkretne personalia. Ogólna informacja nie wskazuje nikogo palcem, ale jednocześnie zawiera wszystkie istotne szczegóły. Jest to szczególnie ważne, ponieważ pozwala skupić się na problemie i jego rozwiązaniu, a nie na szukaniu winnych. Powinno się za to wskazać osobę lub zespół odpowiedzialny za realizację działań naprawczych oraz termin ich wdrożenia.

Karty działań korygujących
Karty działań korygujących pomagają ulepszyć firmę

Jakie korzyści daje prowadzenie kart niezgodności i działań korygujących?

W dzisiejszych czasach zarządzanie przedsiębiorstwem (bez względu na jego profil czy zakres działania) zakłada pełną kontrolę nad poszczególnymi jego aspektami. Szczegółowa wiedza umożliwia analizę realizacji bieżących zadań oraz planowanie długoterminowe, w oparciu o wnioski z popełnionych błędów.

Karty działań korygujących to doskonałe narzędzie, które pozwala nie tylko wskazać nieścisłość, ale jednocześnie umożliwia dogłębne zbadanie konsekwencji danego problemu. Takie działanie pozwala na skuteczniejsze eliminowanie usterek, dla jeszcze lepszej i efektywniejszej pracy. Karty niezgodności działań korygujących są wspierające zarówno dla bezpośrednio zaangażowanych osób, jak i dla przełożonych, którzy na podstawie zgromadzonej dokumentacji, będą w stanie lepiej zarządzać całym zespołem. Działania korygujące to świetny sposób, aby na bieżąco poprawiać błędy, jednocześnie umożliwiając unikanie ich w przyszłości.