Analiza ryzyka – identyfikacja, metody ilościowe i jakościowe, planowanie reakcji na ryzyko

Można powiedzieć, że ryzyko wpisane jest w nasze życie. Każde działanie i każda decyzja są nim obłożone i nie da się ukryć, że stanowi on integralną część wielu jego aspektów. Jest obecne ono także w funkcjonowaniu przedsiębiorstw oraz innych jednostek organizacyjnych. Jaki wpływ ma ryzyko na codzienną pracę? Jak powinna działać analiza ryzyka i w jaki sposób można ją wykorzystać dla lepszego i efektywniejszego działania?

Analiza ryzyka - identyfikacja, metody ilościowe i jakościowe, planowanie reakcji na ryzyko

Czym jest zarządzanie ryzykiem w przedsiębiorstwie i dlaczego należy zawsze brać je pod uwagę?

Ryzyko jest pojęciem bardzo szerokim, obejmującym wiele aspektów. Skrótowo można je jednak określić jako prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń lub sytuacji, które mogą wywierać określony wpływ na ludzi oraz na podejmowane przez nich decyzje. Warto przy tym pamiętać, że konsekwencje wystąpienia ryzyka mogą być zarówno pozytywne, jak i negatywne. Co więcej, na poszczególne elementy skutki te mogą wywierać różny wpływ. Dlatego tak ważne jest, aby na stałe wprowadzić do firmy zarządzanie ryzykiem w przedsiębiorstwie. Na czym konkretnie polega taka procedura?

Analiza ryzyka jest procesem, który pozwala badać jego poziom w różnych aspektach funkcjonowania przedsiębiorstwa, również w poszczególnych projektach przez nie prowadzonych. Składają się na nią trzy główne elementy:

  • identyfikacja;
  • szacowanie i ewaluacja;
  • planowanie reakcji.

Dzięki temu osoba, na której barkach spoczywa zarządzanie ryzykiem w projekcie lub innym działaniu, może na bieżąco określić potencjalne zagrożenia czy konsekwencje, a następnie zaplanować rozwiązania i reakcje. W ten sposób przełożony może skutecznie realizować pierwotne założenia, ale jednocześnie może odpowiedzieć adekwatnie do sytuacji. W jaki sposób można dokonać identyfikacji ryzyka?

Identyfikacja i analiza ryzyka w przedsiębiorstwie — na czym polega?

W przypadku początkowego etapu dobrze jest uświadomić sobie, że nie jest to jednorazowa akcja. Identyfikacja ryzyka musi odbywać się systematycznie, na poszczególnych etapach projektu lub innego zakresu działań. Zakłada ona wskazanie źródeł ryzyka, nazwanie ich oraz pogrupowanie zgodnie ze specyfiką, oraz ich charakterem. W tym celu należy zgromadzić wszystkie potrzebne dane oraz dokumenty, takie jak harmonogram prac czy spis osób zaangażowanych w dany projekt. Dobrze jest przy tym pamiętać, że identyfikacja z poprzedniego etapu powinna posłużyć do stworzenia nowej analizy z bieżącej części. Dobrze przeprowadzony proces pozwala przygotować listę potencjalnego ryzyka, a także, w finale, określonych rozwiązań na jego konsekwencje.

Analiza ryzyka - identyfikacja, metody ilościowe i jakościowe, planowanie reakcji na ryzyko

Jak przebiega szacowanie i ewaluacja ryzyka?

Na tym etapie przeprowadza się analizę tego, w jaki sposób dane ryzyko może wpłynąć na projekt, pracowników lub inny aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa. W tym przypadku bada się również potencjalne zagrożenia, które mogą wystąpić. W tym celu stosuje się zwykle jedną z trzech metod szacowania ryzyka:

  • ilościową;
  • jakościową;
  • mieszaną.

Poszczególne warianty różnią się między sobą przede wszystkim tym, że bierzemy w nich pod uwagę różne elementy. W efekcie tego możemy uzyskać nieco inne informacje oraz inne ujęcia tego samego aspektu sprawy.

Na czym polega metoda ilościowa analizy ryzyka?

Ilościowe metody zarządzania ryzykiem analizują potencjalne ryzyko w oparciu o konkretne parametry, na przykład dane liczbowe czy finansowe. Proces ten pozwala opracować rzetelną i obiektywną ocenę potencjalnych zagrożeń oraz ich skutków. Co więcej, tak stworzoną analizę można stosować także do późniejszych porównań (zarówno poszczególnych etapów tego samego, jak i innych projektów).

W ramach metody ilościowej możemy wyróżnić między innymi metodę drzewa zdarzeń czy drzewa błędów. Są to niezwykle przydatne rozwiązania, które w obrazowy sposób przedstawiają potencjalne zagrożenia oraz ich skutki. W przypadku drzewa zdarzeń analizuje się wszystkie możliwe scenariusze, od momentu wystąpienia danego ryzyka, aż po jego konsekwencje. Z kolei drzewo błędów prowadzi nas w przeciwną stronę, to jest od konkretnego skutku do poprzedzających go zdarzeń.

Analiza ryzyka - identyfikacja, metody ilościowe i jakościowe, planowanie reakcji na ryzyko

Jak przebiega jakościowa analiza ryzyka?

Jakościowe metody zarządzania ryzykiem opierają się przede wszystkim na indywidualnej ocenie bieżącego ryzyka. Wykorzystuje ona ponadto wcześniejsze doświadczenia i praktykę, która sprawdziła się w przeszłości.

W odróżnieniu od sposobu ilościowego, metoda jakościowa jest wariantem subiektywnym, który jednak posiada kilka zalet. Dzięki zastosowaniu tego rozwiązania możemy wskazać ogólne zakresy wystąpienia ryzyka, bez konieczności ustalania konkretnych ilości czy częstotliwości występowania. Co więcej, w metodzie tej mamy możliwość uwzględnienia różnych (często mniej oczywistych) aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa, na przykład wizerunku firmy czy jej organizacji. Daje ona ogólne pojęcie i zarys potencjalnego ryzyka. Pozwala to na zachowanie czujności i wzięcie tych ustaleń pod uwagę w dalszym planowaniu.

Z kolei analiza ryzyka metodą mieszaną wykorzystuje specyfikę zarówno sposobu jakościowego, jak i ilościowego. W praktyce jest to chętnie stosowane rozwiązanie, ponieważ łączy ono w sobie zalety obu wariantów.

Zarządzanie ryzykiem w projekcie — czy analiza ryzyka ma jakieś wady?

Choć specjaliści są zgodni co do tego, że analiza ryzyka jest ważną i potrzebną praktyką, posiada ona jednocześnie pewne mankamenty. Nie da się bowiem ukryć, że może ona rodzić pewne nieścisłości i z pewnością nie jest w stanie wyczerpać listy wszystkich potencjalnych zagrożeń. Co więcej, nie uwzględnia ona ryzyka wtórnego oraz umyślnych działań, które mogą wywołać niepożądane skutki. Pewną komplikacją może być również to, że niekiedy uzyskana ocena wymyka się jednoznacznej interpretacji, przez co może być zależna od tego, kto dokonuje analizy.

Analiza ryzyka - identyfikacja, metody ilościowe i jakościowe, planowanie reakcji na ryzyko

Jak zaplanować reakcje na ryzyko?

Finalnym etapem analizy ryzyka jest zaplanowanie odpowiedzi na potencjalne zagrożenia ustalone w toku analizy. Mają one na celu odpowiednie przygotowanie się na wystąpienie możliwych scenariuszy w taki sposób, aby całkowicie je wyeliminować albo zniwelować je do akceptowalnego dla nas poziomu. Zaleca się, aby reakcje były w pierwszej kolejności adekwatne i dopasowane do potencjalnego ryzykownego zdarzenia, na przykład pod względem kosztów.

Do najpopularniejszych rodzajów postępowania zalicza się:

  • unikanie ryzyka;
  • łagodzenie ryzyka;
  • przeniesienie ryzyka;
  • akceptację ryzyka.

Popularną praktyką jest również tworzenie tak zwanego planu rezerwowego, który zakłada wprowadzenie alternatywnego scenariusza w przypadku faktycznego wystąpienia danego zagrożenia. Wybór poszczególnych reakcji zależy w dużej mierze od konkretnego projektu oraz jego specyfiki. Decydując się na dane rozwiązanie, powinniśmy wziąć także pod uwagę kwestie finansowe, zaplecze techniczne oraz kadrowe. Wykorzystując dostępne narzędzia, możemy lepiej zarządzać przedsiębiorstwem i niwelować potencjalne ryzyko oraz wynikające z niego zagrożenia. Co więcej, dobrze jest wypracować metody zarządzania ryzykiem, które będą zgodne z charakterem naszej działalności, a także jej specyfiki.